6.设计作业指导书

6.设计作业指导书

作业指导书是为了保证培训过程的有效展开以及课后复习的质量而设计的一种针对培训学员的具体作业活动指导，是指引培训活动的途径、要求与方法详细化和具体化的指导性文件。

6.1 制定标准化的“岗位宝典”

对员工进行有组织、有计划的培训，是为了使公司内部人员具备相应的知识和技能，这些知识和技能将提高他们的能力，从而实现公司与员工共同发展。

培训的最终目的是解决问题。对于共性问题的解决，不能仅仅停留在概念、理念和方案层面，还应推动工作指引，逐步建立和完善制度、规范。

在培训中期和后期，培训部门和各学习小组的组长引导学员将业务中的难点问题进行整理和探究，形成标准化业务指南，然后在实践中更新升级，这是培训落地的重要方式。

万达学院曾经用“雁过拔毛”的方式将同岗位学员的优秀经验和做法汇集起来，开发成本岗位的工作指引，即“岗位宝典”，也就是作业指导书。企业或者培训者制定标准化的作业指导书，通常有四个目的，如图6-7所示。

图6-7 作业指导书的四个目的

明确作业指导书的四大目的之后，在编写时将会更有针对性，但是在这个过程中，一定要遵守“三性”原则，即完整性、可操作性和统一性。如表6-13所示。

表6-13 作业指导书编写原则及内容

作业指导书客观上需要企业根据业务状况、岗位需求等，制定和执行科学的工作标准，以辅助推进标准化管理。只有通过这种标准化操作和管理，才能有效并快速地满足企业需要。

华为为了培训秘书人员引进了英国NVQ企业行政管理资格认证，并率先在秘书部建立任职资格认证体系，制定了文秘行为标准，完善了相关作业指导书。在培训完成后，还需要每一位秘书人员理解文秘标准作业指导书并参加考试。华为引入任职资格标准的目的是实现标准化管理。对此，任正非是这样说的：“英国这个国家，法治和它的企业管理条例是非常规范化的，在世界上应该是高水平的，你看看英属殖民地，法治都很好，这都是来源于周密的、全面的法治环境与建设。”华为的任职资格尝试获得了巨大的成功，不仅解决了秘书的职业发展通道问题，也极大促进了秘书的积极性，工作效率得到明显提升。于是，华为的人力资源部门也开始制定其他部门的任职资格体系。

为实现标准化管理，华为率先在秘书部建立任职资格认证体系，制定文秘行为的标准化作业指导书。作业指导书的规范改善了秘书部的现状，使秘书的工作效率明显提升，这为华为其他部门制定相关作业指导书提供了范本。由此可见，制定一份标准且规范的作业指导书对企业、部门和员工的发展起着重要的作用。

6.2 作业指导书的内容及要求

为明确岗位的工作职责、工作流程及注意事项，规范岗位的作业程序，防止因考虑不周或随意简化工作流程而出现问题，确保作业正常，就要制定指导书。作业指导书在一定程度上也是企业标准或岗位工作标准，应该根据企业的具体需求以及岗位职责而制定，从而指引员工工作。同时，它也为后续培训提供学习指导。

一般来说，作业指导书的内容应该满足：明确职责、明确权限、明确部门、明确利益、明确上岗标准。具体内容如图6-8所示。

图6-8 作业指导书的内容

在工作岗位职责及能力标准的管理上，作业指导书除了要求内容详尽，条理清晰，还要指标明确，职责、权利和义务要对应，这样才能更好地对员工进行有针对性的培训，从而促进员工顺利地开展工作。具体要求详见表6-14所示。

表6-14 作业指导书对工作岗位的要求

作业指导书适用于指导企业不同岗位的工作职责以及培训活动，使员工在实际工作中更有章可循。早在1995年，为了促进标准化管理和规范化指导，华为就聘请了知名专家学者起草了华为的作业指导书——《华为基本法》。

1995年，华为聘请了包括吴春波在内的几名中国人民大学的教授起草《华为基本法》，以便在此导向下设计系统而细致的工作标准。就在《华为基本法》尚处于构思阶段时，有人送给任正非一本19世纪的美国宪法。当时，任正非看着这本宪法感慨道：“（这本宪法）今天看来，并不高明，但它指导了美国二百多年的发展，奠定了美国今天的繁荣。” 因此，任正非也希望《华为基本法》在20年后，仍能规范指导华为人的工作，能够将企业成功的基本原则和要素系统化、规范化、制度化，将企业家的智慧转化为企业的智慧，并且不断传承下去。

《华为基本法》可以被视为升级版的作业指导书，为企业发展和员工工作提供了更深层次、更大范围、更标准化的指引。历经二十余年，《华为基本法》依然能够指导华为人的工作。华为的做法对其他企业产生了深远的影响，使其他企业更加重视作业指导书或岗位标准的制定和推行。对于企业培训而言，作业指导书是极具价值的教学资源，有助于培训效果的吸收和转化。