前文曾经提及，家境殷实之人，为获取社会地位、保护家财、逃避徭役等目的，常常占据一个挂名书吏职位。但是，实际在衙门服务的大多数书吏，都出身于无产阶层，获得经济报酬是他们的基本动机。袁守定曾说，那些实际在衙门服役的书吏都是穷人。由于他们既不能享受正式薪俸，又没有头衔，所以他们常常通过非法手段从百姓那里榨取钱财以满足自己及家人。[1]至于那些稍有家资又实际服役的书吏，其寻求此类职位的动机可能与挂名书吏非常相似。
法律规定书吏的正式资格之一是：所有书吏必须来自良善人家（身家清白），即无人从事“卑贱”职业的人家。在申请这一职位前，求职者须从邻佑获取一份关于身家清白的联名具保书。然后，地方官必须向吏部呈交一份盖印信的证明书。如果未事先查实书吏是否来自良善人家，该官员将受降二级之处罚。[2]
因为书吏的职责主要是掌管文书案牍，所以读写能力自然是基本资格之一。为履行某些职责，一点基本的计算知识也是必要的。据说，有些未登科甲（即未能通过最低级别的科举考试）的士子，常放弃学业进入书吏生涯。[3]
是否对书吏求职者进行考试，由地方官自行决定。有的地方官仅在书吏上岗时稍做一点测试。黄六鸿的做法是，留下那些能写出文理清晰的公文者及书法较好者，淘汰那些不合此类要求者。他发现，在应命试写公文时，许多书吏在写下开头几句套语之后就再也写不下去了。[4]王植在进行这样的测试时也有类似的经历。他通常淘汰年老者及无能者；对那些服务时间长、有家产、熟悉衙门公事或口头表达能力较好的书吏，则从宽留用或录用。[5]另一种普遍的做法是，将已在衙门服务多年的帖写提升到常年书吏岗位上。[6]
书吏的任期为五年。[7]如果将任期届满或已被黜退的书吏留用，州县官要被追究责任。如果纵容书吏改名换姓或伪冒籍贯再次在衙门任职，州县官将会受革职处分。如果对此种欺骗情形疏忽不察，州县官会受降二级调用之处罚。[8]
任职满五年的书吏有资格进入官场。每年秋天，总督或巡抚都要主持一场任用考试（考职）。考试内容包括写一份“告示”（官方通告）及一份“申文”（给上司的报告）。[9]答卷呈送吏部。通常，一省之内录取率不超过50%。[10]通过考试者被授予品级或任以适当官职。成绩一等者授予从九品职位，二等者则授以流外官职。[11]
一名书吏获得吏部颁授的品级及资格证书（文凭）以后，即获得了新的地位，并有了按品级佩戴顶戴的资格。[12]
注释：
[1]《图民录》卷二，第26页。
[2]《六部处分则例》卷十六，第1页。
[3]《资治新书》卷十二，第29页b。《学政全书》卷二十六第2页记载：一个生员（有初级功名者或者官学学生），只要在学政主持的岁考中达到了最低合格等级（第六级）成绩，便可充任书吏。不过这对于生员来讲是很偶然的选择。据章学诚说，没看见一个官学生通过这一途径成为书吏（《永清县志》卷九，第4页；《章氏遗书外编》卷九，第5页）。实际上，法律是禁止生员和监生（国子监的学生）进入书吏行当的（《吏部则例》卷五十七，第5页b；卷五十九，第4页b）。按照惯例，欲当书吏者必须向州县官具结无犯罪前科以及不是生员或监生的保证书（《永清县志》卷九，第4页b；《章氏遗书外编》卷九，第5页）。
[4]《福惠全书》卷三，第20页b—21页。
[5]《牧令书》卷四，第32页a—b。
[6]《清会典事例》卷一百四十六；《经世文编》卷二十四，第4页b。
[7]《吏部则例》卷十四，第3页b；《六部处分则例》卷十六，第5页b—6页、第7页a—b。一个书吏，如果在任期届满后继续留任，将被革职并杖一百（《清律例》卷六，第117页b—118页）。因此法律要求新受聘的书吏上交一份声明，保证以前没有担任过书吏一职，也不是改名换姓后重新受聘为书吏的。州县官也要准备一份盖有官印的具保书（《吏部则例》卷十四，第3页b；《清律例》卷六，第117页b—118页）。
[8]《吏部则例》卷十四，第5页b；《六部处分则例》卷十六，第13页。
[9]《福惠全书》卷四，第14页b—15页；《宦乡要则》卷一，第16页a—b。
[10]《清会典》卷十二，第13页b—14页；《清通考》卷二十一，第5044—5045页。
[11]这是1790年的规定。在较早即1655年和1664年的规定中，书吏可以获得上至八品下至流外杂职官的职位。参见《清会典》（1690年）卷十五，第20页b—21页；同前书（1732年）卷二十一，第23页b；同前书（1899年）卷十二，第13页b—14页；《清会典则例》卷十，第16页、第17页a—b；《清会典事例》（1818年）卷五十八，第8页b、第10页、第11页b—12页；《吏部铨选则例》卷四，第88页b—89页b。
[12]《清会典事例》卷九十七和卷一百四十六。