书吏服务于州县官衙及其僚属官员办公场所。[1]各类州县衙门雇用常年书吏都有规定名额，少则几个，多则近三十。[2]有时也允许官员雇一些抄写员，称为“帖写”，专门帮助常年书吏抄写文件。[3]各类衙门额外增雇书吏的数量，由督抚按每一衙门的实际需要来决定，并将数字报告吏部。地方官员不得擅自在核定名额之外增雇。[4]
然而，这种规定从未被严格执行过。众所周知，在中国官衙公务中无法避免的巨量公文案牍，迫切需要远远超过定额的书吏去处理。有人曾建议，书吏数量应大幅精简，每个常年书吏只许雇一名额外书吏佐助。对于这一建议，两位以勤能闻名的总督——田文镜和李卫（1687？—1738年）——都认为不切实际。李卫指出，每一“房”（办公室）需要十名以上书吏处理日常公事。[5]广东的一位知县报告说，除了正常的文书报告即所谓“禀详”（正式或非正式的报告）[6]以外，每年还有一百种以上报告和保结书（册结）必须拟制，且呈交各级各类上司的每一份报告必须同时制作六七个副本。因此，在官员公务繁多的县，须雇用百名以上书吏来完成这些工作；甚至在官员公务相对轻松的县也需要几十名书吏。此外，有时需要一些额外的“帖写”做一些零活，其报酬按其抄写的字数付给。[7]
然而，并非所有列入书吏名册的人都真的会到衙门供职，有一些只是“挂名书吏”。知县袁守定（1705—1782年）写道，“典吏”（负责文书档案的书吏）职位通常被那些喜慕冠带荣耀却不愿受公事劳累的人占据着。[8]按田文镜所述，这种挂名书吏通常是殷实人家子弟。他们愿意出一笔钱，二至四两银子不等，买一个挂名书吏位置，用以保护自身及家财，[9]或逃避徭役。[10]他们所出的这笔钱，通常用于衙门购买文具。[11]
一个县衙雇用书吏（包括常年书吏、额外书吏和挂名书吏）总数，似乎是依辖区规模大小而变化。按侯方域（1618—1655年）记载，一个县衙雇用的书吏可能超过一千名。[12]据洪亮吉估计，大县有一千名书吏，中县有七八百名，小县最少也有一二百名。[13]游百川（1862年进士）的估计则更多：大县二三千名，小县三四百名。[14]
由于县衙雇用书吏的数量远远超过衙门公事的实际需要，因而人们曾做过各种各样的精简尝试。1826年，因直隶总督那彦成奏请，道光皇帝下旨裁减各省书吏及衙役；一个州县衙门雇用书吏最多不能超过80名。这一奏请导致的结果，仅直隶一省就有23900名以上书吏、衙役被解雇。[15]
按传统中国官衙公务分类，州县衙门的书吏队伍被编为六房——吏、户、礼、兵、刑、工。于是各房书吏分别被称为“吏书”（吏房书吏）、“户书”（户房书吏），等等，分别办理与其各房相关的事务及公文。
吏房保管人事档案，包括县丞等僚属以及任职于该州县衙门的书吏、帖写们的个人档案。这些档案记载他们的姓名、入衙日期以及是否因绩优获荐或因过错被罚，等等。[16]
户房负责收税及所有与钱粮仓储相关的事务。它也保管赋税档案册籍，这些档案记载各类赋税数额、已收数额、输送布政司及其他官府的数额、存于钱库中的现金数额、储于仓库中的粮食数额，等等。该房还保存里长（征税代理人）、柜书（赋税收据专责书吏）的名册档案及花户（纳税人）名册。[17]通常还会再委任一名钱粮经承（负责赋税征收的书吏）；这一职位通常只许户房书吏中家财殷实者担任，且任期不超过一年。然而，某个书吏久居此职多年也不以为奇。[18]
礼房负责祭祀仪式、寺观、学校、考试及旌表（荣誉授予）等。[19]兵房保管门军（城门警卫）、皂隶、马快、民壮、铺兵（邮差）的档案及驿站档案。[20]刑房保管讼案、囚犯、捕快、仵作和狱卒的档案，并负责保甲管理事务。[21]工房负责维修官舍、谷仓、监狱、驿站、桥梁、渡口、道路，等等。[22]
除六房之外，州县衙门里还可能设置一些负责特别事务的办公室或书吏：（1）“承发房”（收发室），负责分发文案给六房，并从六房收回文书草稿。与负责给州县官传递公文的门丁直接接触的就是此房。[23]（2）“柬房”（通信室）。[24]（3）“库房”（财务室），这里储存税钱、官物、盗赃及凶杀案之凶器等，要求库吏保存每一存入或取出款物项目的详细记录。[25]（4）“仓房”（仓储室）。[26]（5）“总房”或“总书”，负责准备征比册（限期督催赋税的名册）的办公室或书吏。[27]（6）“里书”，也称“册书”或“扇书”，负责给每一里绘制地籍图及赋税册的书吏。[28]（7）“柜书”，管理存储税银的金库的书吏，其职责是给纳税人开收据。[29]（8）“漕书”，负责征集漕粮的书吏。[30]（9）“招房”或“招书”（供证室或书吏），负责录写招供，亦即录写州县官讯问及原告、被告、证人的陈述、供述及证词，等等。[31]（10）“驿书”（邮政服务书吏），其职责是保管关于邮差、马夫、船夫、马匹、船只数及其用费数额的记录档案。[32]
注释：
[1]《清会典》卷十二（第13页b）提到，凡是在司（布政司或按察司）、道、府、厅、州和县供职的书吏统称为“典吏”（另见《清会典事例》卷一百四十八至卷一百五十一）。每一房配备一至两个典吏，他们属于定额书吏：姓名被登记于吏部的名册上（《永清县志》卷九，第3页b—4页；《章氏遗书外编》卷九，第4页b—5页）。钱库粮仓的书吏和州县僚属官衙书吏被称为“攒典”（《清会典》卷十二，第13页；《清律例》卷五，第97页a—b；《永清县志》卷九，第3页b；《章氏遗书外编》卷九，第4页b）。
[2]常年书吏限定名额的规定，在1668年首次提出并实施。《康熙会典》和《雍正会典》都提到在州衙门服役的书吏定额为六至十二人，在县衙门服役的书吏定额为二至十二人（《清会典》，1690年版，卷十五，第1页、第17页、第18页a—b；同前书，1732年版，卷二十一，第16页、第17页a—b）。根据1899年版《清会典事例》，绝大多数县有十至十四名书吏定额；有一些县有十六名以上的书吏定额；甘肃的中卫县一个县竟有二十五名书吏定额（详情参见该书卷一百四十八至卷一百五十一）。
[3]《清会典》卷十二，第13页b；《清会典事例》卷二十一，第4页；《清通考》卷二十一，第5045页；《福惠全书》卷四，第23页b。根据田文镜的说法，“帖写”是刚刚开始学习誊写公文的新手（《朱批谕旨》，《田文镜奏折》第六册，第114页）。
[4]超额的书吏将被解散，（因超额雇用书吏而）触犯条例的官员将受到降一级的处分（《清会典事例》卷一百四十六；《六部处分则例》卷十六，第1页b、第2页b、第7页）。
[5]《朱批谕旨》，《田文镜奏折》第六册，第114页b—115页；同前书，《李卫奏折》第四册，第23页。
[6]“禀”和“详”都是州县官呈报上司的公文类型。“详”指“详文”（正式公文）。“禀”指“禀帖”，即不太正式的公文。在所呈事情复杂需要详细解释但又暂时不愿以“详文”匆匆讨论之时，州县官们就会倾向于采用“禀”的形式。关于两类公文的使用情况和格式参见《福惠全书》卷五，第1页及其后诸页。
[7]《不慊斋漫存》卷五，第123页。
[8]《图民录》卷二，第26页。
[9]《朱批谕旨》，《田文镜奏折》第六册，第115页b—116页；同前书，《李卫奏折》第四册，第22页b；《牧令书》卷八，第23页。
[10]《牧令书》卷八，第23页；同前书卷十，第6页；《经世文编》卷三十三，第10页b；《六部处分则例》卷十六，第14页。
[11]《朱批谕旨》，《田文镜奏折》第六册，第114页b。
[12]《壮悔堂文集·遗稿》，第13页b—14页。
[13]《卷施阁文·甲集》卷一，第22页。
[14]《经世文续编》卷二十二，第16页b。
[15]《清续通考》卷二十七，第7791页。
[16]《福惠全书》卷二，第12页；《永清县志》卷九，第3页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第4页及其后诸页。
[17]《福惠全书》卷二，第12页b；《永清县志》卷十，第3页及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第10页b及其后诸页；《学治一得编》，第25页及其后诸页。
[18]《培远堂偶存稿》卷四十六，第42页。一名书吏往往须服役十年以上才有资格成为“经承”——一个有特委职事的书吏。（《清续通考》卷八十九，第8483页）。
[19]《福惠全书》卷二，第12页b—13页；《永清县志》卷十一，第2页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第108页及其后诸页。
[20]值得一提的是，官府衙役中只有皂隶、快手和民壮的册籍（参见第四章第一节）被保存于兵房之中；捕快和仵作的册籍被保存于刑房之中（《福惠全书》卷二，第13—14页；《永清县志》卷十二，第1页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第119页b及其后诸页）。
[21]《福惠全书》卷二，第14页a—b；《永清县志》卷十三，第1页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第112页及其后诸页。
[22]《福惠全书》卷二，第14页b—15页；《永清县志》卷十四，第1页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第132页及其后诸页。
[23]《福惠全书》卷十一，第9页；《宦乡要则》卷二，第12页；《钱谷必读》；《中和月刊》第2卷第10期（1941年10月）第73页中引用《公门要略》的部分。
[24]《福惠全书》卷四，第12页b—13页b。
[25]《福惠全书》卷三，第9页b；《永清县志》卷十，第77页b；《章氏遗书外编》卷九，第104页b；《宦乡要则》卷二，第4页b；《钱谷必读》。这里应当指出的是，官库（仓）管理员一职并不总是由书吏来担任。由于在书吏中难以挑选出一个正直的人，监守自盗又是一个常常发生的“顽疾”，州县官发现，让“里”或“图”即乡村地区推荐的人充任此一职务更好。不过，多数人不愿意接受这一职位，因为州县官常常会向“库书（吏）”无偿索要丝绸、家具和其他东西。因此当地百姓往往会支付贿赂以避免充任此职（这被称作“买免”）。推荐本身就演变为各“图”或“里”乘机向该地殷实人家勒索钱财的机会。通过逐一将本地殷实人户上报为库书候选人的做法，衙门往往迫使每一富户都支付一笔钱来“买免”。根据黄六鸿的说法，推荐库书的做法在东南地区最不规范。他建议在可能的情况下，库书应当从各房书吏中遴选。只有在书吏中找不到合适的人选时，才可以考虑选拔当地的居民担任这一职务。同时他还建议，州县官不要向库书（吏）索要任何东西（《福惠全书》卷三，第22页b；卷六，第3页a—b）。
[26]《福惠全书》卷三，第10页；《永清县志》卷十，第72页b及其后诸页；《章氏遗书外编》卷九，第97页b及其后诸页；《钱谷必读》。
[27]《福惠全书》卷六，第2页b；同前书卷七，第3页b—6页b；《钱谷视成》，第20页b、第23页。
[28]《江南通志》卷七，第11页b；《陶云汀先生奏疏》卷十，第42页。之所以叫“扇书”，是因为在江苏和浙江的某些地方，若干个“里”组合成“扇”，两个“扇”构成一个“区”，“区”上面又有“乡”（《嘉定县志》卷一，第28页b）。《江南通志》中引用的柯耸的奏章提到，在江苏和浙江聘有“里书”。不过，里书的聘用并不局限于南方。比如《宁远县志》卷二第8页提到，在甘肃宁远有十四个里，相应设置了十四个里书。
[29]《牧令书》卷八，第27页；《钱谷备要》卷一，第7页b—8页；《钱谷必读》。根据王又槐的资料，这一职务并不总是由户房书吏充任。由于在征税期间需要几个银柜，所以会指派几个书吏来负责保管它们。这些书吏都是从各房中挑选出来的（《钱谷备要》卷一，第7页b）。
[30]《刑钱必览》卷六，第14页。
[31]《福惠全书》卷二，第9页b—10页；《庸吏庸言》，第13页；《钱谷必读》；《学治偶存》卷四，第18页b—19页；《学治体行录》卷上，第6页b—7页。
[32]《福惠全书》卷二，第13—14页。