8．外包生活 去除冗余，尝试利用“地域差价／汇率差异”

8．外包生活
去除冗余，尝试利用“地域差价／汇率差异”(1)

一个人能放弃的东西越多，他就越富有。

——亨利·戴维·梭罗（1817—1862，美国作家）

如果我来讲这个故事，你一定不会相信，所以我让A.J.雅各布斯亲自来讲。这个故事为将来更难以置信的事情铺平了道路，而这些事情你都会亲身经历。

我的外包生活

一个由全球男性时尚旗舰刊物《时尚先生》杂志自由撰稿人A.J.雅各布斯讲述的真实故事。

（三个圆点表示不同的叙述时间段）

那是一个月前，我正在阅读托马斯·弗里德曼的畅销书《世界是平的》。我挺喜欢弗里德曼的，除了感觉他蓄的八字胡有点让人莫名其妙外。他的这本书主要是讨论外包的作用，外包不仅为美国带来了印度和中国的技术支持以及汽车制造商，同时也带动了美国的法律界、银行业、财会业以及其他各行各业的变革。

我没有自己的公司，甚至连一张时髦的商务名片也没有。我只是一个作者和编辑，大多数时间只穿着平角短裤在家工作，要说正式些的服装，那就是我印着企鹅图案的睡裤了。于是，我开始思索，为什么世界500强企业那么有趣、诱人？为什么我就不能加入21世纪最伟大的商业潮流？为什么我不能把自己那些简单的任务交给别人去做，甚至连自己的生活都外包呢？

第二天，我就发电子邮件给brickwork——弗里德曼书中提到的公司之一。brickwork公司位于印度的班加罗尔市，提供“远程执行助理”服务，主要面向需要做数据处理的金融公司和保健公司。我表示想雇用一名助理，协助处理《时尚先生》杂志相关事务，帮我做一些研究、做格式化备忘录之类的工作。公司的总裁维凡克·库卡尼回复道：“非常荣幸能与您这样有声望的人交流！”——我已经喜欢上这家公司了。此前，我从未觉得自己有什么声望。在美国，我甚至连Bennigan饭店服务生的敬意也得不到。所以，当我得知我在印度还有点声望时，我真的非常开心。

几天之后，我收到一封我的新任“远程执行助理”的电子邮件：

亲爱的雅各布斯先生：

我的名字是哈尼·巴拉尼。我将协助处理您的编辑工作和个人事务……我将尽全力满足您的每个要求，让您感到非常满意。

我真的非常满意，这太棒了。想当初我在办公室工作时，也有不少助理，但是从未有过任何令人满意的交流。事实上，有人如果用到“非常满意”这个词，通常会被人力资源主管严肃地约谈，从而结束。

…

我和朋友米沙一起吃晚饭。米沙在印度长大，创建了一家软件公司，并且因此富得流油。我把外包工程的事告诉他。“你应该打电话给印度YMII（Your Man in India）公司。”米沙解释说，这是一家专为身在海外工作，但父母仍在新德里或者孟买生活的印度商人服务的公司。YMII公司专门为这些商人提供海外门房似的服务——可以为这些“被抛弃的父母”买电影票、买手机或做其他各种杂事。

…

太好了！这可以让我的外包工程上一个新台阶。我可以很好、很清楚地给助理们分工：哈尼主管我的商务工作，YMII则照顾我的私人生活——付账单、预订假期票务和网上购物。YMII与我不谋而合，于是雅各布斯公司的支持团队如虎添翼。

…

哈尼为我完成了他的第一项工作：研究《时尚先生》，选出当今世上最性感的女性。我被指派写一篇关于这位最性感女性的文章，而我实在不想花那个力气去浏览所有关于她的充满疯狂气息的粉丝网站。当我打开哈尼的文件夹时，我有种感觉：美国完了。文件夹里面有图表、有分章节的标题、她的宠物目录、身材尺寸和最喜欢吃的食物（比如旗鱼），详尽且条理清晰。如果所有的班加罗尔人都像哈尼一样，那我要为美国即将毕业的大学生感到悲哀了。他们面对的是一支饥饿、优雅、熟练使用Excel的印度大军。

…

事实上，接下来几天里，我又把一大堆网上事务统统交给阿沙（来自YMII公司个人事务部门）：支付我的账单、从网上买东西、帮我儿子找一只叫“咯吱我大眼毛毛”的玩具（其实，商店里的“咯吱我大眼毛毛”玩具已经卖完了，于是阿沙买了一只“跳舞鸡大眼毛毛”——这是个不错的主意）。我让她打电话给Cingular公司问询一下我的手机的套餐服务。我只是猜测而已，但是我想她一定是从班加罗尔打电话到新泽西州，再转到班加罗尔的Cingular员工，不知什么原因这点让我感到很开心。

这是我外包生活的第四天。早晨，我开始敲击电脑键盘时，我的邮箱里已经满是海外助理发来的最新信件了；睡觉时，有人在为我工作，真是一种奇怪的感觉——奇怪，但是非常棒。当我在枕边梦游时，我并没有浪费时间，因为有人帮我把事情做好了。

…

哈尼真是我的保护神。来看看这个吧：因为某种原因，科罗拉多州旅游委员会总是给我发电子邮件（最近，他们还通知我参加一个由世界上最著名的哈里昆小丑演出的科罗拉多喷泉节的活动）。我要求哈尼帮我礼貌地要求对方停止再发类似邮件给我。这是他写的信：

亲爱的朋友：

雅各布斯先生经常收到来自科罗拉多的新闻邮件，确实非常频繁。当然，邮件都是非常有趣的话题，然而它们并不适合登在《时尚先生》上。

另外，我们非常理解您花费大量精力来编辑这些文章并把它们发送给我们，我们非常理解。遗憾的是，这些文章和邮件的阅读太费时间了。

目前，这些邮件对您、对我们都没有起到应有的作用，因此，我们请求您不要再发送类似的邮件。我们并没有贬低您的工作的意思，希望得到您的谅解。

谢谢！

哈尼·巴拉尼

…

这是报刊史上最好的拒绝信了，措辞非常客气，但又暗含一丝怒气。哈尼因为科罗拉多浪费了雅各布斯先生的时间都有些义愤了。

…

我决定要考验的下一项是我的婚姻。和妻子朱丽之间的争吵，让我头疼不已，部分原因是她比我善辩得多。也许阿沙可以做得更好，我给她写以下这封信：

阿沙：

你好。因为我忘了在自动取款机取现金，所以我妻子非常恼怒……我想你能不能转告她我爱她，不过同时小心地提醒她，她也比较善忘——上个月她丢了两次钱包，还忘了给贾斯帕买指甲刀。

A.J.

我简直无法形容发出那封邮件时我有多兴奋。通过电子邮件横跨半个地球和妻子争吵，还要吵得如火如荼，真是太不容易了。第二天早上，阿沙把她发给朱丽的信转发给我过目。

朱丽：

我十分理解你因为我忘记在自动取款机取现金而如此生气。我一直太健忘了，非常抱歉。

但是我想这并不能改变我深爱你的事实……

你的爱人A.J.

附：这封信是阿沙以雅各布斯先生的名义写的。

好像还没完，她还寄给朱丽一张电子卡片。我打开卡片：两只泰迪熊抱在一起，旁白文字是：“任何时候你想拥抱，我就在这里……我错了。”

哦，浑蛋！我的外包助理好得过头了！她保留了道歉的部分，但是拔掉了我的刺。她自以为在帮我，简直超越到我前头去了。我感到自己受到极大的侮辱。

朱丽则非常满意，她回复道：“你真好，甜心。我原谅你。”

…

尽管有自己的助阵团队已有3周，我还是感觉压力很大。也许是“跳舞鸡大眼毛毛”的错，我儿子非常喜爱它，但它让我慢慢发疯。不管是什么原因，我感到是时候去征服另一个领域了：外包我的内心生活。

首先，我要外包我的治疗事宜了。我计划给阿沙一张清单，列出我的神经官能症症状和童年逸事一二，让她和我的神经科医生谈50分钟，然后把治疗建议转达给我。很聪明，不是吗？但我的神经科医生拒绝了这个提议，不知是出于医疗道德还是其他什么原因。好吧，于是我让阿沙寄给我一份经过谨慎研究的减压备忘录。这份备忘录颇具印度情调，其中包括一些瑜伽动作和意念。

这好像不错，但是还不够。我决定要把我的焦虑外包出去。过去几周里，因为一桩生意谈了很久都没谈下来，我一直焦躁不安。我问哈尼是否愿意为我分担焦虑，一天几分钟就好。他认为这是个非常好的主意。“我每天会为此焦虑的，”他写道，“别担心。”

外包我的精神压力是那个月最成功的试验。我每次开始绞尽脑汁时，就提醒自己：哈尼已经在为我想这事儿了，所以我要放轻松。不是开玩笑——仅仅这件事就让我觉得非常值得。

匆匆一瞥：你会在哪里

未来就在这里，但不是遍地都是。

——威廉·吉布森［生于1948年，美国科幻作家，《神经漫游者》（Neuromancer）的作者，书中第一次出现“赛博空间”（cyberspace，意即网络空间）一词，他本人被称为“赛博朋克（Cyberpunk）运动之父”］

下面是对整个自控过程的一次预览。

今天正好是星期一，我早晨起床后享用了一份精致的布宜诺斯艾利斯早餐，然后花了1小时查阅电子邮件。

来自印度的索姆亚帮我找到一位失去联系许久的高中同班同学。YMII公司的安那库为我整理好了关于退休者的幸福和不同领域年平均工作小时数的表格研究报告。我的第三位同样来自印度的网上助理（Virtual Assistant），已经帮我安排好了这个星期的各种会面，并为我找到了日本最好的剑道学校和古巴顶尖萨尔萨舞教师的联系方式。在下一个邮件夹里，我很高兴地得知，我在田纳西州的执行会计经理贝丝，一周内解决了二十多个问题，尽量让来自中国和南非的最大的客户们满意，还同我在密歇根州的会计师一起处理了加利福尼亚州的营业税归档事宜。现在税款已经通过我的信用卡支付并记录下来，快速浏览一下我的银行存款账户就可以确认，沙恩和我的信用卡专业处理团队的其他人本月为我存入比上个月更多的现金。在自控世界里一切都是那么顺利。

这真是一个阳光明媚的日子，我微笑着合上了手提电脑。一顿全自助的早餐，有咖啡也有橙汁，我付了4美元。每小时我要付给印度的外包助理4～10美元，而国内的外包助理的报酬，则按照他们的表现或产品发货量来付费。这就带来一个奇怪的商业现象：负向现金流动不可能出现。

这时候有趣的事情发生了，你赚的是美元，用的是阿根廷比索，支付给助理的则是印度卢比，但这还只是个开始。

但是我只是个打工的！这对我有什么用呢

没有人能给你自由，也没有人能给你平等、公正或者任何其他东西。如果你是一个真正的人，那就自己去获取。

——马尔科姆·艾克斯（1925—1965，美国黑人运动领袖）

找一个远程个人助理是一个非常重要的起点，标志着你学会了如何做一个发号施令的指挥者而不是被指挥的人。相对于大多数重要的新贵技巧，远程管理和交流，只是一次小规模的训练。

是学习如何做老板的时候了。这不仅花不了多少时间，而且成本低、风险低。你目前是否“需要”人手并不重要，它只是一个练习。

远程管理和交流还可以测试你做企业家的潜质：你能管理（指挥和惩罚）别人吗？通过正确的指导和实践，我相信你可以做到。大多数企业家会失败，是因为还没有学会游泳就一头跳进了深水池子。你可以把雇用网上助理作为一个没有任何坏处的简单练习，为时2～4周的基本管理测试的成本只在100～400美元。这是投资而不是开支，而且它的投资回报率会令你吃惊。最多10～14天，投资的成本就可以收回，此后就是节省时间所带来的纯利润了。

成为新贵并不只是更巧妙地工作，而是要建立一个可以替代自己的体系。

这是第一项练习。

即使你并不想成为企业家，这也是完成我们80/20法则和精简过程的最后步骤：做好让他人替代自己（即使永远也不需要）的准备，你就掌握了一套精准的取舍标准——帮你去除日程表中不必要的冗余部分。当你付酬让别人去做时，那些纠缠不休的琐碎事情就会立即消失。

但是费用如何呢？

对大多数人来说，费用都是一个障碍。如果我能够比助理做得更好，为什么我还要付钱让他们做呢？我们的目的是为你腾出时间，让你专注于更重要和更美好的事。

本章就是帮你跨过这个生活方式障碍的一个低成本训练。你有必要认识到，自己动手成本更低，但是这并不意味着你愿意花时间自己做。如果你愿意花自己每小时价值20～25美元的时间，去做那些别人愿意以每小时10美元的价格就做的工作，就是对资源的巨大浪费。学着花钱雇别人为自己做事情很重要。很少有人这么做，这也正是很少有人能拥有自己的理想生活方式的另一个原因。

即使每小时的花费可能比你目前挣的还要多，这样的交易还是非常值得的。假定你一年挣5万美元，算下来每小时收入为25美元（假定每年50个星期，每周一到周五，上午9点到下午5点工作）。如果雇用一个一流的助理须付每小时30美元的报酬，那么他可为你每周节省整整8小时，也就是一个工作日，你的成本（减去你的收入）就是40美元，而你得到了额外的一天时间。你愿意每周付40美元以换取每周只从周一工作到周四吗？我愿意，并且我就是这么做的。记住这已经是亏损情况下的结果了。

如果你的老板大发雷霆怎么办？

这多半还算不上一个问题，当然，防患于未然比事后补救更好。从情理上和法律上讲，你的老板都没有理由知道你是否选择了非敏感性的工作。第一个选择就是外包个人事项。时间就是一切，如果你把时间花在家务杂事和琐事上，还不如把它花在更好的地方。一个网上助理能改善你的生活，而管理方法也很容易掌握。第二个选择是，把那些不含财务信息或者公司信息的工作委托给别人去做。

准备建立一支助理大军吗？让我们首先看看委托（delegation）带来的不利。全面了解是为了避免滥用授权和无谓的行为。

委托风险：在开始之前

商业中，技术的第一个准则是：有效运营的自控将增大它的有效程度；第二个准则是：无效运营的自控将同样增大它的无效程度。

——比尔·盖茨（生于1955年，美国微软公司的合伙创始人）

你曾经接受过不合理的任务分配，被安排做一些琐碎的工作或者被要求以最低效的方式做事情吗？曾做过那些没有乐趣也没有成果的工作吗？

现在该轮到你来展示聪明才智了。委托的目的是进一步地缩减时间，而不是造成更多的运作和增加琐事。记住：只做清晰明确，而且重要的事情。

委托之前首先要精简。

不要把还须精简的事情立即自控运作，也不要把本可以自控运作或者简单化的事情委托他人去做。否则，你由浪费自己的时间转为浪费别人的时间，也就等于浪费了你辛苦赚来的钱。如何才能变得更有效率和效益呢？现在你可是在花自己的钱。这就是我希望你适应的事情，开始的这一步就是一次小小的锻炼。

我提到过在委托之前先精简吧？

举个例子，主管们通常让助理阅读电子邮件。有时这确实是可行的，但我的方法是使用垃圾邮件过滤器、常见问题回答的自动回复设置以及自动转发邮件给外包助理的设置。这样，我能把需要处理的电子邮件数量限制在每周10～20封。我每周只花30分钟的时间就可以处理掉，因为我有一套精简和自控体系，所以我能办到。

我已经把会议精简掉了，因此我不需要助理来安排会议或电话会议。如果某个月我需要处理一个20分钟的电话，我将通过两三句话的电子邮件来解决所有问题。

第一原则是先完善规则和程序，再考虑增加人手。适当的人力与完善的程序相结合将会达到事半功倍的效果，用过多的人力来弥补不足的程序，只会使问题也倍增。

菜单：充满各种可能的世界

我对那些自认为主宰我的人从桌边丢来的同情面包屑没兴趣。我希望拥有点单的权利。

——图图主教（生于1931年，南非首位非裔大主教，诺贝尔和平奖获得者）

下一个问题就是：“你应委托哪些事务？”这是个好问题，但是我不想去回答它。我想看《恶搞之家》(2)。

说实话，写一本如何才能不用工作的书真是件苦差事。brickwork公司的瑞蒂卡和YMII公司的温基更适合来写这一章节，因此我只谈一谈以下两条指导方针，而将那些费神的细节工作留给他们。

黄金法则1：每一个被委托出去的任务必须是消耗时间的事情，同时已被精确定义。如果自己像没头苍蝇一样忙得团团转，并且委派网上助理为你做这些事情，并不会改善宇宙的秩序。

黄金法则2：更轻松一点，享受一些委托的乐趣。让在班加罗尔或者在上海的某人以你私人管家的身份给朋友们发电子邮件，约定午餐聚会之类的事情，或者用陌生的号码以浓重的口音给老板打奇怪的骚扰电话。有效率并不意味着任何时候都得严肃认真，从被控制变成控制别人是件很有趣的事情。你要稍微宽宽心，放下包袱，以免演变成综合征。

我也不废话，让我把话筒交给别人，我知道YMII公司处理私人和商业事务，而brickwork公司只专注于商业项目，让我们从重要而枯燥的事情开始，再很快从严肃转向轻松。

温基：不要有所顾忌，有什么事情尽管向我们提出。我们曾为客户做过各种事情：安排聚会、组织宴会、研究暑期课程、清理会计账目、根据平面草稿造3D立体模型。尽管提出您的要求，我们可以为您儿子的生日会找到离家最近且受孩子们欢迎的饭店，做出预算并组织好这个生日联欢会——这能解放您的时间，让您去工作或者和儿子待在一起。哪些是我们不能做的？我们做不了那些要我们亲身参与的事情，但是您一定会惊讶：在今天这个时代这种事情是多么容易做到。

下面是我们最常处理的事务：

→安排会面和会议→网络搜索→确认约会、任务完成情况→网上购物→写法律文件→无须专业设计师的网站维护（网页设计、张贴、上传文件）→监督、编辑在线讨论并张贴评论→在网页上发布职位招聘通知→写文件→校对编辑文件的拼写和格式→在线搜索更新的博客内容→为客户关系管理软件更新数据库→处理招募新人过程→更新发货单并且接收货款→将语音信箱留言转成文稿

brickwork公司的瑞蒂卡补充了以下几条：

→市场研究→财务研究→商业计划→产业分析→市场评估报告→演讲准备→报告和时事通信→法律研究→分析学→网站发展→搜索引擎优化→维护更新数据库→评估信用→管理采购过程

温基：我们有一个健忘的客户，一直需要我们不断地打电话提醒他各种各样的事情。还有一个客户，由于习惯问题，每天早上要求我们打电话叫他起床。我们还做过跑腿的事情，在卡特里娜飓风过后寻找失去联系的人。甚至还有为客户找工作！至今为止，我最自豪的事情是：我们的一个客户有一条非常喜爱的裤子，但已经不再生产了，他把裤子寄到班加罗尔（从伦敦），我们帮他仿制了一条完全相同的新裤子，价格也比原来的便宜很多。

下面是其他一些YMII公司客户的要求：

提醒一名冲动的客户支付目前的停车罚款，并且提醒他不要再因超速驾驶吃罚单。 向客户的配偶道歉，送鲜花和卡片。 制订饮食计划，定期提醒客户按照计划饮食，根据特定的饮食计划订购食品。 为外出一年后回来的客户找工作。我们做好职务研究，完成求职信，修改简历，并且在30天之内为客户找到工作。 修好瑞士日内瓦的一座房子的玻璃窗。 从老师的语音信箱收集家庭作业信息，并且发电子邮件给客户（孩子的家长）。 研究如何为小孩子（客户的儿子）系鞋带。 在客户出发之前就为客户的车在要抵达的城市找到停车场。 为家庭订购垃圾箱。 找到特定时间、特定地方、特定时段的权威天气预报和报道，而且是5年前的，用来为诉讼案件做支持证据。 替客户和他们的父母交谈。

这里还有一个真实的外包工作的例子，这个实例来自读者大卫·卡洛斯。大卫在家里请了一个私人厨师，每顿饭的花费还不到5美元，仅仅是想想这种可能性也足以让你流口水。大卫解释说：

我希望找人帮我做我喜欢吃的食物。我自己就是个厨师，但我总是太忙，而且我是家里唯一一个真正会做饭的人。我常常没有时间准备在我看来健康的食物，所以我写了一个广告，登在了Craigslist(4)上。

我这个广告范围十分狭窄——太具体了。两个月里，我仅找到了两个应聘者。有一个人看起来仅有两成合适，但这个人信仰印度克利须那教派多年，住在印度，而且他提交的菜谱足以证明他清楚自己在做什么，所以我们就开始了。

他做的饭真的很了不起。每小时的评级都是“非常有理”，如果我们两人中只有一个人在城里采购食物的话，他过来也仅仅需要5分钟路程。现在，我每顿只花不到5美元就可以吃到可口的印度菜，而且这些食物和我在任何地方吃到的一样好吃。

现在我打算尝试其他美食啦，像泰国菜、意大利菜、中国菜等。这就是说，如果有一天我真的有时间自己做饭的话，我会更加愿意去做饭，因为我不是唯一一个做饭的人了！

招募印度／亚洲素食主义厨师

日期：2007-06-07太平洋时间晚上12:25

大家好！

我们是本地一个喜欢印度，或者说是亚洲素食的家庭。我们希望找一个有经验的，能做可口、新鲜、健康、地道印度菜甚至是亚洲素食的厨师来帮我们做饭。

如果你只做过一两次咖喱饭，而且每次还要看菜谱的话，那这个职位恐怕不适合你。如果你能做可口、新鲜、健康、地道的印度素食的话，请写信给我们。如果你是印度人、巴基斯坦人或旁遮普人的话，这对你来说可是个展示印度素食、厨艺和文化的好机会。对阿育吠陀知识的了解及其与饮食习惯的联系是另外一项考核标准，但不是必需。

请在回复中列举一下你在烹饪方面的经验以及你都擅长做什么菜。如果我们喜欢你提供的资料，我们希望你能为我们实际做一两顿饭试试——当然，我们会付钱。试过之后，我们会决定我们彼此是否合适。

这是个兼职的工作。你得自己负责税务等问题。我们按小时付费，购买食材的钱另外付。你可以在自己家里做饭，我们会想办法去取餐，这样的话最好能够冷冻保存。我们可以一起制定菜谱以及你方便的工作时间。

谢谢你的关注。

基本的选择：新德里还是纽约

成千上万个网上助理——怎样才能找到合适的那一个呢？本章结尾部分提供的资料将告诉你到哪里去寻找，不过除非你事先有一定的标准，否则你会感到眼花缭乱的。

“到底在哪里？”这样的问题有助于你的寻找。

远程还是当地？

“美国制造”不再有往日的优势，跨越时区来到第三世界具有双重意义：你睡觉时别人在为你工作，每小时的成本更少。换句话说，你节省了时间和成本。瑞蒂卡用下面的例子解释了前者：

纽约的一天快结束时，您可以在下班前把任务布置给印度的远程个人助理，而第二天一早，您就可以看到任务完成的回复。拜纽约和印度之间的时差所赐，远程助理们可以在您睡觉的时候工作，并在早晨把做好的事情回复给您。当您醒来的时候，就可以在邮箱里找到完整的总结报告。另外，这些助理也可以帮您找到您想阅读的资料。

印度和中国的网上助理，还有其他发展中国家的助理，一般每小时收费4～15美元。低收费的助理工作主要是简单性的劳动，高收费的助理工作则包括类似拥有哈佛大学或者斯坦福大学的工商管理硕士和博士学历才能做的事情。你需要一个筹集资金的商业计划？brickwork公司可以为你效劳，收费只在2500～5000美元，而不是15,000～20,000美元。不是只有小事情才可以求助于海外助理。据权威消息人士透露，世界五大会计咨询事务所的执行经理们也是按惯例向客户收取六位数的研究报告费用，然后把任务以四位数的报酬转手交给印度方面去做。

在美国或者加拿大，每小时的收入一般在25～100美元。一比较，选谁就很明显了，不是吗？100%的人会选择班加罗尔的助理吗？不一定。最重要的衡量标准不是每小时的成本，而是每个任务的平均成本。

海外援助的最大障碍就是语言，这经常导致双方讨论的次数翻两倍，也增加了成本。我第一次雇用一位印度网上助理时，就犯了一个常识性错误，我没有给三个简单的任务设定以小时为单位的时间上限。那一周的后几天，我在检查任务完成情况时，发现他居然用了23小时才确认这些任务。他为我下周安排了一个暂定会面，却约定了错误的时间！脑袋有问题。23小时？结果，我每小时支付10美元，总共付出了230美元。同样的任务，上周我委托给一个加拿大的以英语为母语的助理，他2小时就完成了，按每小时25美元收费。50美元就完成要花4倍多时间的任务。此后，我雇用了同一家公司的另一名印度助理，他做得和那个以英语为母语者几乎一样好。

如何去选择？这就是最有趣的部分：你无须选择。你只不过需要测试几名助理，一方面提高了自己的交流能力，另一方面也可以判断哪一个值得雇，哪一个应该被解雇。但是做一个只看结果的老板并不像看上去这么容易。

有几个要记住的教训。

首先，每小时的成本并不是决定成本的最终因素，要关注每项任务的成本。如果你需要花时间重申任务和管理你的助理，计算一下你为此付出的时间，并且把它加到（使用上文中提到的每小时效率计算）任务的最终成本上，结果将令你吃惊。当然，宣称自己有3个国家的人为自己服务显得酷而且有趣，但是花时间去培养这些本应该帮助你把生活变得更容易的人就不那么有趣了。

其次，只有在实践中才能得到验证。如果不先试一次，是不可能预测到你和助理之间的默契度的。当然，你可以做些什么来增加成功的概率，其中一件就是联系一个助理公司而不是只使用一个单独的助理。

单独助理VS支持团队

假设你找到了理想的助理。他正为你处理所有不重要的任务，而你决定要踏上盼望已久的泰国之旅。你感到很开心，因为除了你自己之外还有人能为你处理工作，并且解决问题。多么令人欣慰的事情！可是，在曼谷飞普吉岛之前的两小时，你收到一封电子邮件：你的助理现在暂时不能提供服务，他将住院一个星期。不太妙，假期泡汤了。

我不太喜欢完全依赖一个人做事，而且我也不推荐这样做。在这个高科技的世界，这种依赖性被称为“单一失败点”——所有的事情都命系一个脆弱点。在IT信息技术世界里，“备份”这个词成为一个卖点，有备份的系统的任何部件发生故障或者机械失灵时，该系统仍能继续运作。就网上助理来说，有多余的人手意味着可以拥有后备支持。

因此，我建议你雇用一个网上助理公司或者有后备人手的网上助理团队，而不是只雇用单个的网上助理。当然，有不少人几十年来一直雇用唯一一个助理而没有发生任何意外，但是我认为这只是例外，而不是规律。多点儿保险总比多点儿风险要好。除了能够规避灾难，团队的建构也提供了一组备选人才，你可以布置多个任务而不用再费力寻找另一名有资质的人来共事。brickwork公司和YMII公司都具有这种团队建构，并且提供单个联系点——一位个人事务经理，他能把你所有的任务转派给团队各部门最有能力的人去做。需要图解吗？没问题。需要数据库管理吗？没问题。我不喜欢给很多人打电话去做协调工作。我喜欢一站式购物，宁愿多支付10%的费用来享受这种服务。同样，我也鼓励你做到大事聪明，小事糊涂。

选择团队并不表示团队越大越好，只是多点儿人手总比一个人好。迄今为止，我雇用过的最好的网上助理是一名手下拥有5个后备助手的印度人。对你来说，3个人稍显多余，但是2个是必需的。

头号恐惧：“亲爱的，你在中国买了保时捷吗？”

我想每个人都会有些担心。A.J.显然也不例外：

现在，我的外包助理知道太多关于我的事情——不仅是我的日程表，还有我的胆固醇量、我的性障碍、我的社保号码、我的各个密码（有一个密码是年轻人常用的粗话）。有时候，我会担心自己无法再赶走那些外包助理，或者最后收到一张在印度阿嫩德布尔城路易·威登专卖店消费12,000美元的万事达卡账单。

好消息是滥用财务和机密信息的情况很少发生。在我为写作本章所做的所有采访里，只遇到唯一一次滥用信息的例子，于是我花了很长时间，耗费了很大力气来调查。原来，一位生活在美国的工作负担过重的网上助理，在最后时刻雇用了其他的自由职业者来帮忙。

请记住，永远也不要雇用新手。禁止小公司的网上助理在没有你的书面许可的前提下把工作转包给未经考察的自由职业者。还有些口碑更好和更高端的公司，设有非常多的信息安全措施，在有违例现象发生时也能很快查找到当事人。比如下面例子中的brickwork公司：

员工都经过个人背景调查，并按公司维护客户机密信息的政策，签署不能泄密协议 出入需要电子门卡 客户信用卡信息只能由少数高层管理者输入 禁止把文件带离办公室 不同部门之间有基于虚拟局域网的限制，这就保证了在未经授权时团队中不同部门之间不能接触相关信息 限制接触特定部门的信息 定期检查打印机打印记录 禁止使用移动软盘和USB端口 获得国际认可的安全标准BS779证书 在128比特位加密技术的保障下进行所有的信息交换 保证虚拟个人网络连接的安全

我认为，机密的信息放在brickwork公司里，很可能比放在你的个人电脑上安全100倍。

但是，数字化的世界里信息被窃事件又是不可避免的，所以，仍需要做好预防工作和风险控制。我用两种方法来降低损失并快速修复。

（1）永远不要用借记卡进行网上交易或者与远程助理进行交易。取消未经授权的信用卡交易——尤其是美国运通卡，这对你毫无坏处而且随时可以办理。和取消未经授权的交易比起来，把从活期账户里划走的钱要回来要麻烦得多，单是文件程序申请就要花几十小时。即使是退款申请获得了批准，真正要回这笔钱也要几个月的时间。

（2）如果网上助理需要以你的名义登录一些网站时，你应另外创建单独的新用户名和密码用于登录这些网站。实际生活中，大多数人都与网上助理共同使用以前的用户名和密码登录，若使用了前述预防手段就可以减少可能造成的损失。若需要登录新的网站，可以让网上助理使用这些单独的注册信息来创建新账户。当你雇的助理拥有现实商业网站的登录权限时，这点就尤为重要（开发者、程序员等）。

即使迄今为止，你尚未遭遇信息或者个人机密被窃，也并不代表将来不会遭遇。使用上述方法，当事情真正发生的时候，你会发现，和大多数噩梦一样，其实事情并没那么糟糕，而且尚可弥补。

复杂VS简单：常见抱怨

我的助理真是个白痴！预订一次会面居然花了23小时！当然这是我第一次抱怨。23小时！我禁不住大为光火。我最初发给这第一个助理的电子邮件应该表述得相当清楚了。

亲爱的Abdul（阿卜杜勒）：

下面是你的第一项任务，请务必在下周二之前完成。如有任何问题，请打电话或发电子邮件给我。

（1）请到http://www.msnbc.msn.com/id/12666060/site/newsweek/上查阅该文，找到卡罗尔·密莲根、马克·齐克里和朱丽·齐克里的联系方式（电话号码、电子邮件地址、网站）。同样，再到http://www.msnbc.msn.com/id/12652789/site/newsweek/上查找罗伯·朗的相关信息。

（2）请安排我分别与卡罗尔、马克、朱丽、罗伯的30分钟的会面。你可以去www.myevents.com网站（用户名：notreal，密码：donttryit），根据我下周的日程安排预约，时间在美国东部时间上午9点到晚上9点都可以。

（3）找到曾不顾老板反对进行远程工作协议尝试的在美国工作的人的姓名、电子邮件地址和电话号码（电话号码最不重要）。其中，有在美国之外旅行经历的人是最理想的对象。其他关键词还包括“遥控工作”（teleworking）和“远程办公”（telecommuting）。最重要的是他们曾与固执的老板商讨过这个问题。请把有他们信息的相关网站链接发给我，并附上一段文字说明他们为什么符合以上条件。

期待看到您的工作成果。如果您不理解或者有疑问请给我发电子邮件。

祝好。

蒂莫西

事实是——我错了。这并不是发号施令的良好开端，甚至在我写这封电子邮件之前就犯了致命的错误。如果你自己是一个有效率的人，但还不习惯于发号施令，应该将开始阶段的大多数问题都归因于自己。人们很容易将问题归因于别人并立即发火，但大多数刚做老板的人反复犯我所犯过的错误。

（1）我接受了公司提供给我的第一个助理，而且一开始我没有提出任何特殊要求

要求对方“精通”英语，并能使用电话进行沟通和交流（即使并不需要）。如果不断出现交流的问题，立即要求换人。

（2）我给出了不精确的指示

我让他去安排会面，但没有指出我是出于写作一篇文章的需要。基于之前对其他客户的工作经验，他就想当然地以为我想雇用一些人手。于是，他把时间都用来编写电子数据表，以及去招聘网站筛选我并不需要的其他信息。

我表达的语句应该做到没有歧义，而且应适用于小学二年级学生的阅读水平。即使对方以英语为母语也应有同样的要求，并且应使要求更清楚明确。高级复杂的语言掩饰了它的不准确性。

注意，我要求对方如果有什么不理解的地方或者有疑问的时候随时联系我。这不对。在任务开始之前，应要求海外助理复述一遍任务以确认对方已经理解。

（3）我给了对方浪费时间的权限

这又让我们提到损失风险控制。应该要求对方几小时后汇报任务进程，确认任务的正确理解和可执行性。有一些任务在最初的努力之后会发现是不可能完成的。

（4）我提前一周确定了最后时限

应用帕金森法则，应该分派任务在72小时之内完成。我曾经有幸让任务在48小时和24小时内完成。这也是促使我们雇用小型团队（3个或者更多人手）而不是单个助理的重要原因之一，否则那名助理会在多个客户的紧急要求下不堪重负。较短时限的设定同样适用于更大的任务（如商业计划），只是，需要把任务分成几个阶段，分别在较短的时限内完成（概要、竞争研究综述、不同阶段计划等）。

（5）我给对方一次性设定过多的任务而又没有明确主次顺序

我建议，可能的话一次只发送一个任务要求，最多不要超过2个。如果你想让电脑死机或者崩溃，试试同时打开20个窗口和程序。如果你不分主次指派十几个任务给助理，助理也会崩溃。记住我们的原则：委托之前先精简。

一封好的助理任务委托电子邮件应该如何写？以下是我最近发给一名印度助理的电子邮件，而且对方的任务完成情况令人惊喜：

亲爱的索姆亚：

谢谢您。我想从以下任务开始。

任务：我想找到出版有自己著作的美国男性杂志编辑的名字和电子邮件地址。A.J.雅各布斯就是这样一个例子，他是《时尚先生》杂志的自由撰稿人。我已经有他的信息，需要更多像他一样的人的信息。

您能帮我做这件事情吗？如果不能，请给我您的建议。如果能，请给我回复，并明确您计划如何来完成这个任务。

最后期限：因为我急需这些信息，所以，请在给我回复邮件之后立即开始工作，每3小时告知一次您的进展情况。如果可能的话现在就开始做吧。每3小时的汇报和最终结果请在美国东部时间周一晚上之前全部完成。

谢谢您的及时回复。

蒂莫西

简短、礼貌而且重点突出。清晰的表达、清晰的安排，都源于清晰的思考。请思考清楚。

在之后几个章节里，你在网上助理部分的训练里所培养的交流技能将应用在更大更能产生利润的领域：自控。接下来，你外包进行的程度将使委托任务像手指画画一样轻松。

在自控的世界里，不是所有的商业模式都是平等的。那么，你该如何打造一个企业，一根手指都不动就能把各部门都协调好？你该如何避开大多数的常见问题而使银行存款的现金自动运营？一切都始于对所有选项的理解、避免信息泛滥的艺术，以及我们通常所说的“缪斯”（muse）。

下一章是第一步的蓝图：产品。

按流程办事

这里是4HWW的流程图，它是读者杰德·伍德提供的。伍德用它来提高决策的效率，减少输入的同时增加输出，从而多争取些时间和妻子儿女在一起。

问题和行动

（1）找一个助理——即使你并不需要

适应指挥别人而不是被别人指挥。从一次性的测试性项目或者不重要且重复性的工作（最好是日常工作）开始。我建议对于语言技能需求较高的工作，还是要找本土的助理完成，海外助理可以在任务的早期阶段帮你改进沟通方面的清晰度。各找一个这样的助理，现在就开始工作吧！

下列网站是非常有用的资源，均按地理位置分列。

美国和加拿大（每小时20美元以上）

http://assistu.com/client/cllent_how.shtml

http://www.yourvirtualresource.com/looking_for_va.htm

http://ivaa.org/RFP/index.php

http://www.canadianva.net/files/va-locatorhtml（加拿大）

www.onlinebusinessmanager.com

北美洲和全球（每小时4美元以上）

www.elance.com（搜索“网上助理”“个人助理”或“执行助理”）通过Elance在线中介的客户反馈评论，我找到了目前最好的网上助理，每小时收费4美元。

印度

www.tryasksunday.com（一周7天，每天24小时服务，每月的花费是20美元，一星期的免费试用期）。AskSunday是一个在个人外包领域经验丰富的网站，该网站在2007年《时代》杂志评选的年度网站中排名第二。只需要拨打212（纽约市的区号）就能和这些谈吐文雅的印度或菲律宾的助理通话。我80%的时间都用他们的服务，很多任务甚至连10分钟都不到就完成了。如果是耗时比较长的项目，可以选择下列团队，收费是每小时12美元。

www.b2kcorp.com（每小时15美元以上）。无论是《财富》10强的石油公司、《财富》500强的客户，还是五大会计师事务所或者美国议会的成员，brickwork公司都能为之服务。从收费即可看出该公司的业务范围十分正式——纯商业事务，非私人事务。给姨妈订花之类的业务，估计不做。

www.yourmaninindia.com（每小时6.25美元）。YMII公司可以处理商业和私人两方面的事务，并且能提供实时服务（有专人全天候值班），或在你睡觉时完成任务。不同网上助理的英语水平和工作效率差异很大，所以，在委派重要任务之前，应先面试一下网上助理。有一点很重要：随着本书第一版的面世，也开始出现了对这个网站的投诉，说其服务质量低，而且要等4周才能成为客户。

（2）从小事着手，但从大处着想

蒂娜·佛西斯，网络在线运营经理（高层次的网上助理），曾帮助客户重新设计商业运营模式，从而使该客户由六位数收入变为七位数收入。她给出以下建议：

看一下自己的“要做事务清单”——有什么事情拖了很久没有做？ 每次被迫中断或者更改工作任务时，问一下自己：“网上助理能做吗？” 审视一下痛苦之源——什么事情最让你感到沮丧和无聊？ 下面是一些网上运营的小企业常见的“消耗时间的事”：

上传文章提高网站点击率，建立邮件发送清单。

加入并调整网上论坛和信息公告栏。

管理附加项目。

收集简讯内容、出版简讯和张贴博客。

为新的市场策略进行调查和研究，为目前市场行动分析结果。

不要期待一个网上助理能带来奇迹，也不要对他期望过低。稍微灵活一点控制，不要去做那些最终非但没有节省时间反而耗费时间的无用功。为知晓一张机票的报价花10～15分钟给印度发电子邮件是毫无意义的，你不如只花10分钟上网查询，还可省下双方来回确认的时间。

把自己的舒适范围再拓宽些——这也是本次训练的全部意义。如果发现网上助理没有能力完成自己委托的任务，那你完全可以收回来自己去完成，所以尽可能地测试助理们的能力极限。

（3）确定五项最耗时的非工作任务和五项纯粹因为个人兴趣而委托的个人事务

（4）保持日程设置和日历的同步

如果你决定让助理来处理你的日程，在你的日历上添加事宜，那么你们两个保持一致和同步就非常重要了。以下几个工具可供你选择：

BusySync（www.busysync.com），我有两个Gmail的账户，一个是我的私人账户，另一个给我助理使用，通常大部分普通邮件从助理的邮箱发出。我用这个工具把助理的谷歌日历和我电脑里的iCal（MAC日历）同步。我也用SpanningSync（www.spanningsync.com）来实现同样的功能。

WebEx Office（www.weboffice.com），可以在画日历的同时，把你的日历在网上共享。这可以与Outlook同步，这里也可以提供文件分享和其他适合团队工作的工具。我建议你把这个工具和你的Outlook和助理的谷歌日历做个比较。

挑战训练

使用“批评三明治”（每周两天）

很可能有人——合作者、老板、客户或其他人做了一些令你不快或不满意的事情。不要因为害怕出现争执而对这种事情避而不谈，而要使用糖衣炮弹来要求对方改正。连续两天，每天一次，使用我说的“批评三明治”（Criticism Sandwich）来应对别人，此后三周里的每周四（周一到周三工作太紧张，周五则太放松）应用一次，请在日历上标注出来。之所以称之为“批评三明治”，是因为我们需要先就某事夸奖对方，然后表达批评意见，再通过转移话题以夸奖方式结束之前敏感的话题。下面假设你和上司或者老板对话，重点词句为加粗的字。

你：嗨，玛拉。您有时间吗？

玛拉：当然。什么事情？

你：首先，我想谢谢您帮助我处理了Meeliewom账户的事情（或者任何其他事情）。我非常感谢您能教我如何处理这样的事情。您真是非常擅长处理技术问题。

玛拉：小事而已。

你：有件事情（the thing）(5)，每个人都有很多工作要做，我感觉(6)有点儿不对劲。一般来说，事情的主次轻重总是很清楚的(7)，但是最近我发现自己已经分不清这张单子上任务的主次和轻重了。这么一堆要处理的事情，您能帮我指出哪个是最重要的吗？我肯定这只是我的问题(8)，如果您能帮我，就太好了，我将不胜感激。

玛拉：嗯……我来看看自己能做什么。

你：这对我太重要了。谢谢。差点忘了(9)，您上周的演示真的非常棒。

玛拉：您真的这么认为吗？……（开始念叨了）

生活方式设计的实践活动

最佳的发邮件时间

你建议大家每天只查收几次邮件。我这里有个配套的点子：我方便的时间回邮件，但我会计算好邮件大概什么时候进来，那个时间里，我是否正好也方便。在Outlook里你可以设置迟发邮件，把邮件延迟到一天中的任何时间段。举个例子，如果我下午3点回复邮件，但我不想让我的员工马上就回复或是澄清问题（这么做就和用邮件聊天没什么区别）。所以，我点击发送，但邮件却延迟到晚上或者第二天早上8点才进员工的收件箱。这才是邮件的功能嘛！邮件是信，不是聊天软件。

——吉姆·拉兰纳加

(1)　出于利益或生活方式的原因，充分利用全球价格差异和货币差异。

(2)　《恶搞之家》：美国喜剧动画系列剧。——译者注

(3)　唐纳德·巴特莱特（Donald Bartlett），《霍华德·休斯：他的生活和疯狂》（Howard Hughes: His Life and Madness）。

(4)　美国一个知名的信息发布网站，类似中国的赶集网。——译者注

(5)　尽量避免使用“问题”（a problem）这样的词。

(6)　没有人会和你的个人感觉争论，从而避免了关于客观环境的争论。

(7)　注意，我未将“您”作为主语，从而避免了直指之嫌，即使句中仍有暗示。“一般说来，您完全能分清主次和轻重”听上去就像反手一击。亲密的朋友之间，可以省去这些形式，但是永远也不要用“您总是做×事情”，那样很容易引起争吵。

(8)　既已表明观点，就可以把话题稍微放轻松一点。

(9)　“差点忘了”用来作为结束语的赞扬非常合适，同时又可以毫不尴尬地转移之前的敏感话题。