（二十八）善用个人时间

领袖日理万机，忙得不可开交似乎理所当然，事实上，事情有轻重缓急之分，若处理合宜，不但不用慨叹时间不够用，还可以把长远的计划安排妥当。

每天早上面对大堆大堆有待处理的业务，如何下手？所有要处理的事件实际上可划分为四大类，请参看图28–1。

图28–1 事件的分类示意图

普通人每天到办公室先做的，大多是第一类事情——紧急却不重要的。比如打开电子邮箱查阅电子邮件，同事走到你的办公桌前谈谈琐事，收收传真、拆拆信、听电话等，都是反应式（Reactive）的小事，这些事务只会打断及扰乱工作计划，让工作不能按部就班。

第二类是不紧急且不重要的，这些事不干也罢。

第三类，重要且紧急的，这些也许就是你天天干的事情。这些事可能是限期迫近或不可再拖，总之是十万火急，就像发生火警要立即救火一样，当下即要搞清的，大部分人会花掉每天百分之八十的时间处理这些业务（见图28–2）。

图28–2 两种不同的工作模式示意图

以金字塔来说明（见图28–3），销售员每月也非常着急地应付金字塔顶的任务，假若销售额不够，那个月的收入就会泡汤。他们只急着应付这些当务之急，而忽略了金字塔中间和底部的事务，包括做客户储备和最基础的长远发展计划。

高明的领袖所用心的，是第四类重要却不紧急的事，这些事不是急在眉端的，但它们是有策略性、战略性及方向性的，是前瞻性的长远计划。高明的领袖应花百分之八十的时间做防火工作，做长远发展计划，只花百分之二十的时间做不能避免的救火的工作。

图28–3 销售员金字塔

若经常花时间处理第一类事情，就没有时间兼顾第三类工作；相反，只要花时间在第四类事情，第三类工作自然减少。

对企业来说，不少中小企只拼命把眼前的第三类事情办妥，却没有放置心神在长远、不紧急，却异常重要的策略上，最后，市场可能一夜之间被竞争对手占领了。对个人而言，只着眼于眼前糊口的生计（第三类），或浪费金钱在短暂的享受上（第一类），而忘却长远的进修、20年后的事业发展等（第四类），就是没有策略。无论是个人或领袖，都应该分清轻重缓急。

比如说，我在伦敦修读工商管理硕士学位时，初期花了大部分时间在应付教授每天布置的个案研读上，结果通宵达旦未有读完。后来我开始懂得选择，只选有兴趣的个案来读，起码在课堂上对熟悉的个案有所理解。不过，我发现其他同学以小组讨论形式分工研读个案，成绩更佳。他们掌握的，不是应付眼前难题，而是长远地革新读书方法。

因此，所谓重要却不紧急的事，就是思考发展方向，这里重要的是改变。不错，要有大改变可能是危险的、痛苦的，可能会扰乱秩序，但是必须的，因为改变能救你的命。相反，不改变是舒适的，每天做轻车熟路的事、安于现状。不过，不改变可能更危险，甚至能杀死你。