7．阻止干扰 拒绝的艺术
拒绝的艺术
独立思考。做下棋的人，而不是棋子。
——沙拉夫·萨瑞尔（英国作家）
开会是一种令人上瘾并沉醉其中的活动，无论公司还是其他组织都习惯于开会，只是因为他们自己不能独立解决问题。
——戴夫·巴里（生于1947年，美国作家，普利策奖获得者）
引子：2000年春 新泽西州，普林斯顿大学下午1:35
“我觉得我明白了，我们继续吧。在下一段，作者解释了……”我尽可能详细地记笔记，生怕漏掉任何一个细节。
下午3:45
“好吧，这说得通，但如果我们看看下面这些例子……”我在一句话中间停住笔，问道。助教正把手放在头上。
“蒂莫西，我们先到这儿吧。我会记住这些要点的。”他已经受够了，我也是。我要做的仅仅是实践一下。
在4年的大学生活里，我有一个策略。如果我在某堂课的第一篇作业或者课堂选择题测试里没有得A，我就会准备好足够问2～3小时的问题，在助教的答疑时间里到他办公室去。他不回答完所有问题或精疲力竭，我绝不离开。
这样做主要有以下两个目的：
可以知道助教在评分时侧重哪一方面，包括他的偏见和小毛病。 以后助教想要不给我A的时候，就要三思而行了。他们会清楚，如果没有特殊原因，他们又没给我A，他们知道会有什么后果：我会跑到他们办公室去，问很多问题，不到3小时，不会出来。如果差异化有用，那就学着让自己显得与众不同。不管是在学校还是在生活里，为自己树立一个自信的形象，你会得到关照，这样你就不必每次为了获得关照而额外祈求或付出了。
回顾一下你在游乐场里度过的日子吧，总会有很多霸王和数不清的受害者，但也总会有那么一个小朋友，拼命地回击，努力地要保护自己。他也许并没打赢，但两三个回合下来，那个小恶霸就不会再去招惹他了，再找个受气包总归会容易一些。
所以还是做那个拼命回击的小朋友吧！
做重要的事情，避免被琐事所扰并不容易，整个世界看起来似乎就是要在你头上拉屎。
现在是时候结束信息滥用了。
不是所有的罪恶都是一样的我们这里说的干扰，是指重要任务从开始到结束的整个过程中任何起阻碍作用的事情。有三种主要干扰源：
（1）浪费时间的事情：有些事情可以直接忽视。最常见的浪费时间的事情有：不重要的会议、讨论、电话，上网、发邮件。
（2）消耗时间的事情：重复的任务，或者要求完成的事情，但是经常影响更重要的事情。后面有几个你比较熟悉的例子：收发电子邮件、打电话、客户服务（订单服务、产品咨询服务）、财务或销售报告、个人事务，都是不得不做的事情和重复性的动作。
（3）授权失败的事情：需要获得他人许可才能完成任务的情况。例如，解决客户问题（财物丢失、货物损失、产品故障）、客户联系、所有类型的现金开支。
让我们逐个分析抵抗上述三种干扰的办法！
浪费时间的事情：成为一个无知者最好的防御就是进攻。
——丹·盖博（生于1948年，史上最成功的摔跤教练，奥运会金牌获得者）
浪费时间的事情是最容易精简和改变的，这是有关限制接受和把所有信息都集中到目前的行动上的问题。
第一步，减少电子邮件接收和发送。
（1）如果Outlook上设有来信语音提示或类似程序，禁用这个程序。把自动接收和恢复功能也关闭。因为一旦有人给你发邮件，它就会立即提醒你。
（2）每天两次查阅电子邮件，一次在中午12点或午餐前，另一次在下午4点。因为只有在中午12点和下午4点查阅邮件，才能保证你查看到此前发出的邮件的回复。永远不要将早上第一件事情定为查询邮件。(1)你可以在上午11点前完成重要的任务，以免你以午餐和阅读邮件为借口，拖延重要的事情。
在贯彻一天两次查询邮件的原则之前，现在你的邮箱设置邮件自动回复，将你的改变告诉老板、同事、供应商和客户，以保证改变行动的有效性。我建议你不要主动要求他们接受你的改变，还记得我们的事项要求之一吗？寻求宽恕而不是寻求许可。
如果这样让你感到担忧，那么去和你的直属上司沟通，向他建议进行一到三天这样的尝试。举出那些因为频繁干扰造成工程未决或者失败的例子，尽可能把责任推到垃圾邮件或者办公室之外的什么人身上。
下面这封邮件模板可供你参考：
问候语，朋友（或尊敬的同事）：
因为繁重的工作任务，我现在只在每天中午12:00（美国东部时间，或者写上你的时区）和下午4点查阅邮件。
如果您需要紧急帮助（请确认是紧急情况）不能等到12点或者4点，请拨打电话555-555-5555。
感谢您的理解，这一改变将帮助我们更有效地沟通和工作。请理解，这样做是为了帮助我更好地为您服务。
您忠实的，蒂莫西·费里斯
尽快养成一天查阅一次电子邮件的习惯。人们对事情重要性的判断力常常很差，而且会夸大用来打发时间的琐事的重要性来聊以自慰。邮件自动回复的设置，不但不会降低大家的共同效率，反而能够促使人们对打扰原因进行反省，并帮助他们减少无意义和耗时的联系。
和你刚读到建议时的反应一样，我刚开始也非常担心错过重要的需求并导致混乱，但是，什么也没有发生。尝试一次，如果过程中遇到一些小问题，尽力去克服它。
我设置了一个私人邮件自动回复，告知来信人我每周查阅一次电子邮件，并且没有引起任何抱怨。你可以发邮件到[email protected]了解详情。过去3年我不断修改这封自动回复邮件，它非常灵验。
第二步，过滤来电，减少打电话的次数。
（1）如果可能的话，使用两个电话号码——一个办公室号码（非紧急情况用）和一部手机（紧急情况用）。也可以换成两部手机，或者非常紧急情况电话号码可以换成互联网电话号码，那样可以使用电话在线语音信箱（比如，www.Skype.com）。
使用自动回复电子邮件中留有手机号码时，一般情况下都要应答来电，除非对方是不明来电或是你不想接的电话。如果不能确定来电是谁，把电话转接到语音信箱，随后立即收听语音信箱的留言，决定事情是否重要。如果可以不接，就让来电者等着，来电者也需要学会等待。
办公室电话要设置为静音模式，而且可以随时转到语音信箱。语音信箱的录音应该听上去很亲切：
这里是蒂莫西·费里斯的办公室电话。
我会在每天中午12点（美国东部时间，或者你所在时区）和下午4点两次收听并回复语音信箱留言。
如果您有不能等到那会儿的急事需要处理，请打我的手机555-555-5555。我会在查收留言后跟您联络，请务必留下您的邮箱，以便我尽快回复您。
感谢您的谅解，我希望就此提高工作效率，以便为您提供更好的服务。
祝您今天开心。
（2）如果有人真的拨打了你的手机，那估计就是出现了紧急情况，应该特殊对待。如果不是紧急情况的话，不要让这样的电话过多地浪费你的时间。在电话问候语里你就可以做出判断。试着来比较一下对话：
简（接电话者）：喂！
约翰（打电话者）：嗨，您是简吗？
简：我是。
约翰：嗨，简，我是约翰。
简：嗨，约翰，您怎么样？（或者）嗨，约翰，有什么我能效劳的？
约翰开始跑题，谈话陷入无聊，而到最终，你才发现闲聊就是这次电话的目的。有一个更好的方式：
简：我是简。
约翰：嗨，我是约翰。
简：嗨，约翰。我正在忙，有什么我能效劳的？
此后的对话很有可能是：
约翰：那我等会儿再打来吧。
简：没关系，我还有几分钟，需要我做什么呢？
不要鼓励别人闲聊，也不要任由他们闲聊，让他们立即进入正题。如果他们继续东拉西扯或者不愿意待会儿再来电，就直接请他们说来电的重点。如果他们花了很长的篇幅描述一个问题，就直接打断他们：“（他的名字），不好意思打断您，但是我5分钟后有一个电话要接。我能为您做什么呢？”或者也可以这样说：“（他的名字），不好意思打断您，但是我5分钟后有一个重要电话要接，您发邮件给我可以吗？”
第三步，掌握拒绝的艺术并避免开会。
2001年，我们新的销售副总监来公司的第一天，他在公司全员大会上的发言只有以下几句：“我不是来这里交朋友的，我受命来这里打造一个销售团队，销售我们的产品，这就是我想做的事情。谢谢。”如此简单。
接下来他履行了他的承诺。办公室里喜欢交际的人不喜欢他，因为他雷厉风行和惜字如金的风格，但是每一位员工都很尊重他的时间。他从不无故发火，但是他非常直爽，在他身边工作的人也非常专注。有一些人并不觉得他有领导的气质，但大家都认为他做事非常有效率。
我还记得第一次与他在办公室里的单独会面。刚从4年严格学术训练的大学出来，我滔滔不绝地谈论自己未来的计划、已经实践过的策略、至今为止的反响等。为了塑造良好的第一印象，我至少花了2小时的时间准备。他微笑着倾听了不到2分钟，就举起手来。我停下来。他善意地笑了，然后说：“蒂莫西，我不想听故事。请直接告诉我，我们要做什么。”
接下来的几周里，他让我意识到，如果我专注于错误的事情，那对如何让公司最大的两三位客户签署购买订单根本没有好处。从此以后，我们的会面总能控制在5分钟以内。
从此刻开始，下决心让你身边的人学会专注，避免各种没有明确目标的会议，无论是亲自出席的会议还是远程的会议。这些可以通过技巧来解决，不过要做好准备，一些喜欢浪费时间的人在最初几次遭到拒绝之后会感到不快。一旦大家清楚了你的原则是做好事情，而且这个原则不会改变，他们会接受这个原则继续生活，最艰难的时刻就过去了。不要做愚蠢的事情，否则你也会成为傻子。
你有义务让身边的人变得有效率。其他人都不会为了你而自动变得有效率。请看如下建议：
（1）假设大多数情况都不是紧急情况，你可以要求人们按以下方式交流，先后次序为：电子邮件、电话、会面。如果有人建议会面，可以要求对方先发一封电子邮件，必要时可以再通一次电话。拒绝时可以用其他紧急事务作为借口。
（2）尽可能使用电子邮件回复语音信箱。这会让人们的描述更为简洁。帮助他们养成这样的习惯。
和电话的问候语一样，电子邮件的联系也应有一定的方式来阻止无谓的来来回回的纠缠。因此，一封“我们能下午4点会面吗？”的邮件可以写为：“我们能下午4点会面吗？如果可以……如果不可以，请给出三个你方便的时间。”
你查阅电子邮件的次数越少，这种“如果……那么……”的句型对你来说就越发重要。因为我每周只查询一次电子邮件，我发出去的邮件，可不希望7天后得到的仅仅是“如果”的回答或者其他信息。例如，如果我怀疑一个新的生产订单还没有到货，我会给我的货运经理发一封这样的邮件：“亲爱的苏珊……请帮我确认新的生产订单是否已经到货了，如果到了，请通知我。如果没有，请联系约翰，他的电话是555-555-5555，他的邮箱是[email protected]（邮件同时抄送给约翰），并确认到货日期以及运单查询号。约翰，如果货运方面有任何问题，请和苏珊直接协调，她的联系方式是电话888-888-8888。苏珊有权代表我对500美元以内的事务做决定。如果有紧急情况，请打我的手机，但我相信你们两个能处理好。谢谢。”这种做法避免了多数随之而来的问题，也避免了分别谈话两次，而且还把自己从这个问题里解脱了出来。
（3）只有问题得到确认，才能召开会议做决策，而不是开会确认问题。如果有人要求与你会面或者约个时间打电话来讨论问题，就请对方发一封会面目的和议程的邮件来：
听上去没问题，为了好好准备，能否请您发一个有关会面议程的电子邮件来？就是关于我们需要解决的问题和见面的主题，这非常有必要。先谢谢您了。
不要给对方留下商讨的余地，在对方反驳之前先说“先谢谢您了”能增加收到回复的概率。
电子邮件有助于明确会议和电话所要达到的理想结果。大多数情况下，会议并没有必要，因为一旦确定了问题，你就可以通过电子邮件来回答那些问题。让大家都养成这样的习惯。五年多来，我没有召开过任何有关商业问题的会议，也没有开过多少电话会议，而且我每次电话处理问题的过程也都不超过30分钟。
（4）说30分钟。如果你确实不可避免地要参加会议或者电话会议，就请确定会议或电话会议的结束时间。让讨论简短，而不是没完没了。如果事情很清楚很明确，决策时间就不应超过30分钟。在非整点的时间提醒他人你还有其他事情要做，这样更令人信服（比如3点20分的时候，而不是3点半的时候提出来你还有其他事情要做），然后让大家专注于问题本身，不要互相闲扯、诉苦或者跑题。如果你不得不参加一个既定的长时间而又没有结果的会议，请会议组织者允许你第一个发言，当你把12～25分钟的讲话结束之后，如果有必要，可以假装接到一个紧急电话，然后赶紧离开，事后再通过别人了解会议的其他内容。另一个选择是非常坦率地表明，这次会议毫无意义。如果你选择后者，那得做好被炒鱿鱼的思想准备，得抓紧时间另谋出路。
（5）工作小隔间是你的庇护所——不要允许其他人随意闯入。有人会用一个请勿打扰的标记，但是我发现，除非你有一间自己的办公室，否则这种标记根本不会引起别人的注意。我的建议是：即使不听任何东西，也要戴上耳机。如果还有人无视这种拒绝的姿态，走过来说话的话，那就假装在接听电话。我会把一根手指竖在嘴唇前说：“对，我在听您说话。”然后对着电话说，“您能稍等一下吗？”接着，我会转向来者说：“嗨！我能为您做什么？”我不会让来者“稍后再来”，而是迫使对方给我一个5秒钟的简短叙述，有必要的话稍后再发给我一封电子邮件。
如果你不喜欢用耳机，可以采取接听手机反问来者的方式，也能达到相同的效果：“嗨，×，我正在忙。有什么我能效劳的？”如果30秒内对方仍然不清楚你的用意，那么还是要求对方发一封相关的电子邮件给你，不要提出给对方先发邮件：“我很乐意效劳，但是我必须先把这件事做完。您能给我发一封邮件提醒我吗？”如果对方仍然不能会意，那就给对方一个时限：“好吧，我两分钟后要接一个电话。到底是什么情况？我能为您做什么？”这种方式也适用于电话交谈。
（6）使用“宠物狗策略”，帮助老板和其他人养成不开会的习惯。销售行业的“宠物狗策略”的命名来自一种宠物店的销售模式：如果买主很喜欢某个小宠物，但还在为这次购买是否会改变自己的生活而犹豫不决，店主可以主动提出让买主先把宠物带回家，并告诉买主如果他此后改变主意，还可以把宠物送回店里。当然，被送回来的情况很少发生。
当你遇到对方坚持不做永久改变的情况时，“宠物狗策略”非常有效。告诉对方“我们只试一次”，如果不行还可以恢复到过去的状态，这样可以让事情有所进展。
我们来比较一下下面的对话：
第一种：
我知道您很喜欢这个宠物。您会一直照顾它，直到它死去——差不多10年的时间吧，您没有无忧无虑的假期了，还得戴上手套处理它的粪便。您觉得如何？
第二种：
我知道您很喜欢这个宠物。为什么不直接带它回家呢？试试看会有什么感受，如果您改变主意，只要把它送回来就可以了。
现在想象自己正在走近站在过道里的老板，拍拍他的肩膀，对他说：
第一种：
我很愿意参加会议，但我有一个更好的主意。我们再也不要开会了，因为我们所做的事情全是在浪费时间，得不到任何有用的结论。
第二种：
我非常愿意去参加会议，但是我实在太忙了，我真的有一些重要的事情要做。今天我能不能不参加会议了？我会被会议弄得心烦意乱的。我保证会后我会找同事××去了解会议的重要内容的，行吗？
第二种可供选择的版本看上去并不是永久性的要求，这正是它的目的。经常使用这个方法，让自己比别人少参加一些会议，不断在开会时消失，然后用自己已提高的工作成效为证，慢慢地，将这个暂时改变转变成固定下来的习惯。
学会模仿乖巧的小孩：“就这一次，求求您！我保证我会去做某事的！”家长们接受了这一套，因为孩子们帮助大人进行自我欺骗。同样，这一套也适用于老板、供应商、客户和全世界。
学会使用它，但不要上它的当。如果老板要求你加班：“就这一次。”他将来也一定还会这么要求的。
消耗时间的事情：批处理，不要拖沓计划可以防止混乱和冲动。
——安妮·狄勒德（生于1945年，美国作者，普利策奖获得者）
如果你从未用过商业打印机，那么，它的价格和交货时间一定会让你感到惊讶。假设印制20件定做的彩色T恤要花费310美元和一周时间，那么印制3件同样的T恤要花多少钱和多少时间呢？
也是310美元和一周时间。
这怎么可能？很简单，开版费用是不变的。彩图网版的材料费用相同（都是150美元），手工压印的人力费相同（100美元）。开版是整个过程中真正费时的工作，无论印制数量是多还是少，都得一周才能交货。另外，低规模生产的价格：生产3件T恤的成本是20美元一件，而不是生产20件T恤时的3美元一件了。
要解决成本和时间的效率问题，就得有更大的订单，这种办法叫作批处理（batching）。批处理也可以用来解决我们不得不做但是非常耗时的事情，也就是那些不断打断我们最重要工作的事情。
假设一下：你每周五次查收并回复邮件，每次平均花费30分钟，一周共回复20封邮件，如果你每周一次查收并回复邮件，可能一次要花费60分钟，但你仍然是回复了20封邮件。这和此前的两个半小时20封邮件的工作量其实一模一样。一般来说，人们出于担心会发生紧急情况，才一周五次去查询邮件。但是要知道，首先，很少发生紧急事件。其次，即使是收到紧急事件的邮件，哪怕是错过了最后的期限，事情仍然是可以补救的，或者可以尽可能地弥补，把损失降到最低。
所有的任务，无论大小，都会有一个时间限制。无论对100个人而言，还是对一个人而言，这个时限都是不变的。我们在心理上应该设置一个调整的转换点，最多中断45分钟，就必须回到重要工作上来。要知道，我们每天朝九晚五的1/5多的时间都被这样的中断给消耗掉了。
所有反复循环的任务莫不如此。这也是为什么我们决定每天只在特定的两个时间点（两个时间点之间是积累邮件和电话的时间段）查阅电子邮件和电话留言。
过去3年里，我每周查阅邮件的次数从未超过一次以上，甚至一连4周都不去收邮件。没有事情是不可以补救的，也没有什么损失超过了300美元。这样批处理为我节省下了几百小时的重复性劳动的时间。你的时间价值是多少？
我们来看一个假设的例子：
（1）你的报酬或价值是每小时20美元。例如，你的年收入为4万美元，每年有两周假期：
年薪4万美元÷（每周40小时×每年50周=2000小时）=每小时20美元
（2）估算一下通过批处理同样的任务而节省下来的时间（以小时计算），然后把这个小时数乘以你每小时的平均收入（这里以20美元计算），计算一下你可以赚多少钱：
每周：20美元×10小时=200美元
每两周：20美元×20小时=400美元
每个月：20美元×40小时=800美元
（3）测试一下以上批处理的频率，确定每个时间段内弥补问题的成本是多少。如果成本比上面的美元数目低，就可以把批处理的时间频率再降低一些。
举例来说，采用以上提到的计算方法，如果我每周查阅一次电子邮件，结果导致每周平均损失掉两笔销售业务，总共80美元的利润损失，那么我会继续每周查询一次邮件的习惯，因为200美元（10小时的时间）减掉80美元的损失之后，仍然还有120美元的净利润。更不要说我在省下的10小时里做其他重要事情所带来的巨大利益。如果把完成一件重要事情（比如锁定一个大客户或者完成一次改变人生的旅行）所带来的财务和情感的获益都计算在内，那么批处理的价值要比每小时节省的价值大得多。
如果批处理引发很多问题，弥补所需要的成本比节省时间带来的收益要大，就可以将批处理的效率提高。以此为例，我不再每周查阅一次邮件，而是每周查阅两次（不是每天两次），并想办法改进我的工作体系，便于早日重返一周只查一次邮件的频率。能通过更巧妙的办法解决工作问题时，就不要通过更拼命工作的方法去解决问题。因为我很少看到真正的问题出现，所以我不断地把批处理工作上和私生活上的事务的频率降低。目前我的一些批处理事务如下：邮件（每周一上午10点）、电话（完全不用）、洗衣服（每隔一周的周日晚上10点）、信用卡和账单（大多数情况下是自动还款，但是每隔一周的周一上午在查阅邮件之后我会去查看一下余额）、力量训练（每隔4天做30分钟），等等。
授权失败的事情：规则和调整目的就是授权给员工，把所有相关信息给他们，让他们比过去做得更多。
——比尔·盖茨（生于1955年，美国微软公司的合伙创始人）
所谓授权失败的事情指的是由于没有获得时间的许可或信息而无法完成某项任务。通常在被宏观管理或者进行宏观管理时出现这种情况，两者都会消耗你的时间。
对员工而言，目标是拥有充分接触所需要信息的机会，以及尽可能独立做决策的权力。对企业老板而言，目标是尽可能地把信息和独立决策权下放给员工或责任人。
客户服务中的问题是授权失败的典型。我在BrainQUICKEN LLC公司的个人案例可以说明问题是多么严重，但又多么容易解决。
2002年，我把订单跟踪以及回复的客户服务外包，自己仍处理与产品相关的其他问题。结果呢？我每天收到二百多封邮件，从上午9点到下午5点一直在回复邮件，而且每周收到的邮件的数量以10%的增长速度激增。因为外包客户服务而导致了更多客服问题的产生，我不得不取消广告和限制货运的数量。这是一个“不可测量”的模式，记住这个词，它很重要。它不可测量是因为有一个信息和决策的瓶颈，那就是我。
关键在哪儿？每天我的信箱里大部分信件根本与产品无关，只是外包的客服代表请示各种行动是否能够获得许可：
客户声称没有收到货物，我们怎么办？
客户被海关扣了一个瓶子，我们能重新发货到美国的地址吗？
客户两天后要参加一项体育比赛，要求尽快收到产品，我们可以连夜发货吗？如果可以，额外的收费是多少？
无休止的请示，成千上万种不同的情况，我没有时间也没有精力一一回复。
幸运的是，有人有这方面的经验：让外包客服代表自己解决问题。我只给所有的客户主管发了一封电子邮件，很快，邮件由每天200封降低到了每天20封。
嗨，大家好：
由于个人原因，我需要重新设定一个原则，让客户开心。如果问题可能造成的损失不到100美元，请各位自行判断并解决。
这是正式的书面许可，要求各位在处理所有损失在100美元以下的问题时不需要再联系我，可自行解决。我不再是你们的客户，我的客户就是你们的客户。不要向我寻求许可。就按照你们认为正确的解决方案去做吧，我们边做边调整方式。
谢谢！
蒂莫西
经过仔细分析，我清楚地发现，邮件中请示的90%以上的事情都能在20美元之内解决问题。做出改变后的最初4周，我连续4周审查他们独立决策后的财务结果，后来是每月一次，再后来就是一个季度审查一次。
令人惊讶的是，一旦你把责任交给对方并表示你对对方充分信任的时候，对方的智商似乎也立即翻倍了。第一个月的成本比我自己宏观管理时要多出大约200美元，但是同时，我每月为自己节省了一百多小时的私人时间，客户也享有了更快捷的服务，退货率也降至3%（本行业的退货率为12%～15%），外包客服代表为生意所花费的时间也减少了。所有这一切都带来了更快的发展、更高的利润空间，各方面都更开心。
人们比你想象的更聪明，给他们一个机会展示自己吧。
如果你是一个被宏观管理的员工，去和老板坦诚相见，说明自己想提高成效的想法，并希望更少地打扰他。“我非常不愿意如此频繁地打扰您，把您从手中正在忙着的重要事情里拖出来。我最近读了一些书，对于如何提高自己的效率有了一些心得。您有时间谈谈吗？”
在这次谈话之前，养成一些像前面例子中提到的能够让你减少寻求许可次数而更独立工作的习惯。刚开始的时候，老板可以每天或者每周审查你自己决策的结果。建议老板尝试一个星期，谈话结束语可以是：“我很想尝试一下，我们可以试一个星期吗？”或者我个人最喜欢的：“这个要求也还合理吧？”对任何人来说，将此定义为不合理好像都不太容易。
如果老板把过多的工作压给你，那就向他解释你的压力非常大，想分清这些工作的主次轻重，从而更好地分配时间。如果所给的时间限制非常不合理，告诉老板你认为要同时高质量地完成所有任务是非常困难或者不太可能的。即使这些都不能改变老板的决定，至少你提前表示过担心和警告。
记住，老板是管理者，并不是奴隶主。为自己树立不断挑战现状的形象，大多数人都会学会避免与你争论，特别是在提高工作效率方面。
你如果是宏观管理他人的老板，要明白，即使你比世界上其他人做得更好，也并不意味着所有细节琐事你都要参与。授权给其他人去做，而不用打断自己正在做的事。
以上所述的关键是，你只拥有争来的权利。
设定于己有利的规则，限制其他人对你时间的侵扰，在花时间和对方交流之前，促使对方先搞清楚他们的请求，把那些不得不做的小事批处理，从而防止他们成为拖延更重要的工作的借口。不要让别人干扰自己，找到自己的重点也就找到了自己的生活方式。
在下一部分“自控”中，我们会看到，新贵们如何创造了无管理情形下的收入，又是如何消除最大的障碍——他们自己的。
问题和行动人们以为做超级天才一定很有趣，但他们不知道要容忍全世界的白痴是多么困难。
——小男孩凯文（《凯文和小老虎哈贝》）
责怪蠢人干扰了你就如同责怪小丑吓坏了孩子似的，他们对此无能为力——这就是他们的本性。而且，我（没错，就是我自己）偶尔也会成为干扰的制造者。如果你有时也会像我一样，那在这点上我们找到了共同点，并应学会认识干扰，并且与随意的干扰斗争。
如果你有一套可以遵循的规则、应对方法或程序，这就容易多了。你应该帮助自己和他人来防止那些不必要和不重要的事情去阻碍重要的工作的任何一个环节。
本章和此前章节的不同之处在于，由于例子和模板的引入，必要的行动从头到尾都有完整的展示。所以这里的“问题和行动”不再是对本章节的重复，而是一个总结。俗话说“细节决定成败”，所以请务必重读本章节的各个具体事例。
我们再来回顾一下本章的重点吧！
（1）设置系统限制他人通过电子邮件和电话干扰自己，避开无意义的联系
现在就准备好自动回复和语音信箱应答的草稿，以及各种各样的借口和理由。改变“您好吗”的习惯，用“我能为您做什么”具体化并且记住：不要讲故事，关注眼前的行动，制定并且执行拒绝干扰的原则。
尽可能地避免参加会议。 使用电子邮件而不要面对面地解决问题。 避免请求（这可以通过“宠物狗策略”来实现）。如果开会在所难免，记住下面两点：
会前就清楚地知道会议的目的。 确定会议的结束时间或者提前离席。（2）批处理以降低启动任务的成本，以节省更多的时间去实现更重要的梦想
我可以通过批处理来做哪些事情？即什么任务（举例来说，无论是洗衣服、买食品、邮件、账单，还是销售报告）可以分配到一天、一周、一月、一季度或一年的某个特定时间去完成，从而避免因重复而浪费时间。
（3）建立或争取自我管理的原则和方针，抽查实施的结果
对于那些即使操作错误也不会导致致命后果的事情，你要做的是消除操作过程中的决策瓶颈。你如果是员工，一定要充分相信自己，在尝试的基础上要求更多的独立性；在发表一通让老板惊讶的即兴演讲之后，准备好实施的“规则”，并且向老板提出条件。记住“宠物狗策略”——表示这只是一次性的尝试，万一行不通仍然可以恢复原样。
如果你是企业老板或者经理，一定要给别人证明自己的机会。因为要出现不可修复和惨重损失后果的可能性很小，而时间却肯定会有所节省。记住，所有获利只有在你使用时才是真的“利”。为此，你需要时间。
方法和策略避免书面的打扰，掌控全部
Evernote（www.evernote.com）这恐怕是我去年发现的令人印象十分深刻的东西了，这个网站为我介绍了很多能提高效率的技术。Evernote已经帮我消除了生活中90%的书面东西，也让我摆脱了上网时通常开着的很多窗口。这两样东西占据了我很多时间，并且对我来说并没有什么意义。这个网站可以帮你把办公室里无意义的零碎，在两三小时内清理干净。
Evernote可以帮你很轻松地捕捉到任何信息，不管你是通过什么方式获得的信息，这些信息都可以很方便地被查找到。我在如下方面使用它：
我给今后可能会需要的东西照相：名片，手写的笔记，葡萄酒品牌，收据、白板上的内容等。Evernote会根据内容自动识别这些照片，所有这些都可以搜索到，不管是从你的苹果手机、电脑，还是从网页里。举个简单的例子吧，我可以几秒钟就从名片里找到我要找的联系方式（我通常用电脑里的摄像头来照相，从此我不用再把所有的名片都录入电脑，也不用再在邮件里搜索电话号码了），想想这能省多少时间吧！ 扫描全部的合同、书面文章等，否则这些东西会占满我的整张桌子。我用一台富士公司的小型扫描仪（http://bit.ly/scansnapmac），这是我能找到的最好的扫描仪了，只按一个按钮，它就能自动把所有文件扫描进Evernote里去。 把有用的网页、链接或文字快照下来，这样我就可以在下线、旅行或需要调研时浏览它们了。别用那些使信息分散的书签、我的收藏和标签了。屏蔽并忽略所有不想接的电话
● Grandcentral（www.grandcentral.com）和Youmail（www.youmail.com）
在这个换地址的速度远远快于换手机号码速度的时代，如果你的手机被公开了，或者落入了坏人手里，这事很可能变成灾难。登录Grandcentral，从上面获得一个带有你所在地区区号的号码，然后把电话转接到你的电话上。我现在通常会把Grandcentral的号码分为家人和亲近朋友之外的其他人。这样做的好处是：
可以把不想接的电话加入黑名单，以后这个人再打你电话的时候，就会听到“该号码已停机”。 可以给每个打电话来的人（配偶、老板、同事、客户）提供定制化的语音信箱。他们留言的时候，你可以听到他们讲什么，然后根据信息的重要性来决定是否值得接听。此外，它还有电话录音功能。 可以使用一个你住址外的区号来保护你的隐私。 设置免打扰时间，这样你的电话会自动转入语音信箱，手机并不会响。 把语音信箱里的留言以短信形式发送到手机上。Youmail是另一个选择，也可以把语音信箱里的留言以短信形式发送到你手机上。在会议中间忽然接到电话怎么办？可以用短信通过语音信箱应答电话，这样你就不必会后再回电话了。
有的放矢的日程，不要为一件事反复发邮件
有几件事是和邮件约日程一样浪费时间的。甲：“周二下午3点怎么样？”乙：“我没问题。”丙：“我那会儿正好有个会议，周四怎么样？”丁：“我那会儿正好要开电话会议，周五上午10点吧。”用下面这些工具来制定日程吧，这样制定日程就不会复杂得像是你又打了一份工似的了。有下面的工具，你就不用发愁了。
● Doodle（www.doodle.com）
这是我能找到的最便捷的免费制订多人日程的工具了。有了它，你就不用为了一件事反反复复地发邮件了。这个工具可以在30秒钟内发起会议邀请并征询每个人的最佳时间，还可以同时把链接发送给每个人。这样，几小时后，你会从每个人那里得到反馈，很容易就知道什么时候所有人都有时间了。
● TimeDriver（www.timedriver.com）
这个工具能够整合你Outlook或者谷歌日历上的行程，并且显示你有空的时间段，这样你的同事或客户就能根据你的时间表来和你约定见面或谈话了。
你只需要在邮件中加入一个“现在约见”的选项，就不需要你本人再亲自告诉别人你什么时候方便见面或者接电话谈事情了。只需这个选项，想约你的人自己就能知道你什么时候更方便了。
选择最好的工具整合时间
● Xobni（www.xobni.com/special）
Xobni——在收件箱里显示为后退。这是一款免费的Outlook的插件，有很多功能，但和本章的内容联系最为紧密的是，它可以搜索到“热点”或者告诉你在哪个时间段里，你收到的来自哪些最重要的联系人的邮件最多。这些“热点”信息，能协助你更好地分配和利用你的时间，在减少邮件查询频率的同时，又能确保让你那些最重要的联系人（客户、老板或其他人）满意。这个软件还能够在你杂乱的收件箱里，帮你把重要联系人归类——按照电话号码、地址等方式。
不用进入收件箱也能发邮件
不用因为害怕忘记什么而在收件箱里浪费时间了，利用下列服务，你就可以保持专心致志的状态，无论是为了完成一项工作，还是仅仅为了享受周末。
● Jott（www.jott.com）
打几通免费电话就能记住你的想法，帮你创建待做事情表，或者设置重要事情的提醒。这项服务，在15～30秒钟内就能发短信给你，或者发邮件给你指定的任何人，还能帮你在你的谷歌日历上自动设置日程。Jott还能协助你在微博Twitter或Facebook，或其他任何可能一浏览就把你拖住的网站上发语音信息。
● Copytalk（www.copytalk.com）
能够听记4分钟内的任何信息，并将文本以邮件的形式发送给你。对头脑风暴来说，这简直太有用了！而且文本的准确率令人非常满意。
阻止打开任何网页
● Freedom（http://www.ibiblio.org/fred/freedom）
Freedom是一款免费软件，能够阻止苹果电脑在1～480分钟（8小时）内登录任何网页。Freedom能够帮你摆脱来自网络的干扰，让你集中精力把最重要的工作先做完。
Freedom软件只能通过重启机器来关闭。这一设置通常使人们放弃了“作弊”的企图（自己退出软件等），老老实实做手头上最重要的事。一开始先设置一个时间较短的屏蔽期吧，如30～60分钟。
挑战训练重访令人头疼的两岁时期（两天）
接下来的两天里，试着做那些两岁小孩喜欢做的事，别管别人怎么说，拒绝做那些不会导致你马上就被解雇的事情，自私点儿。和上一个练习一样，结果并非是我们的目的——本章的目的就是学会精简。而在这个过程中，学会说“不”，而不用觉得尴尬。面对如下问题，你大可拒绝：
你有空吗？
想不想今天晚上／明天去看电影？
你能帮我做××吗？
对任何要求，你都应该回答“不”。别为此再编造解释或借口，就说“我现在真没空，不好意思”或“我自己也忙不过来了”即可。
生活方式设计的实践活动批处理工具——邮政信箱，就是说尽可能地使用邮政信箱，而不让人把信寄到你家里来。这是一种尽可能不公开你真实地址的方法，也可以帮助你实现批处理的工作方式。邮局里一般就有垃圾箱，这样的话，至少有60%的信件根本不需要带回家。我一周查询一次邮件已经有一阵子了，我发现这不仅能少花点儿时间在处理信件上，而且我还能更好地处理它们，把需要解决的事情解决掉，而不是看了，然后扔在一旁等着以后再来跟踪处理。
——劳拉·特纳
对于家庭来说，每周工作4小时并不是说你必须花4个月在加勒比海驾帆船，除非这是你的梦想。其实每天傍晚抽出时间和家人一起到附近的公园散散步，或者至少保证周末的时间全家人共度，都是实现这一理念的有意义的实际行动。
（实践这一做法有很多不同的方式）孩子们得承诺当妈妈对着电脑的时候不去打扰，孩子的爸爸要在晚上多照看一下孩子们，父母双方每周都要计划一下下周谁多抽点时间照顾孩子，等等。这样做的回报就是每个家庭都能有更多的时间共度。
——艾德莉安·詹金斯
干吗不把迷你退休和牙科治疗（或者别的治疗）结合起来，利用各地医疗费用的差异和你已经存的钱，边治疗边旅行呢？我在泰国住了4个月，在那里接受了牙根填充治疗和牙冠治疗，如果是在澳大利亚，我要花上三倍的费用。在泰国、越南、菲律宾和印度的果阿有很多高端的医疗服务，医生们都讲流利的英语，这些服务是为那些“政治避难”的人或专门边治疗边旅行的人提供的。在欧洲也有很多人到波兰或匈牙利去寻找类似的服务。要了解情况的话，你只需要搜索“牙医”这个词和你想去的国家，就能够找到那些专为外国人设的广告。也可以向那些常年在异国居住的人取经，或者到在线论坛里征求意见。现在，我人在澳大利亚，仍然每年把牙科检查和旅行结合起来。我存的钱足够支付旅费。即使是在发达国家，医疗收费标准也有很大差异，比如，法国就比英国便宜，澳大利亚又比美国便宜（这是蒂莫西的提示：学习一下不可思议的医疗旅行和汇差获利法吧）。http://en.wikipedia.org/wiki/Medical_tourism，知名的保险商，AETNA也提供支付海外医疗和手术的保险服务。
——匿名者
(1) 这个习惯虽小，却可以起到改变你一生的重要作用。